Organiser une soirée d’entreprise inoubliable

Une soirée d’entreprise est une occasion de réunir les dirigeants, les partenaires et les collaborateurs autour d’un moment de partage et de convivialité. Ce genre d’événement permet de booster la motivation des salariés, de consolider les équipes, de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et de développer son réseau professionnel dans un cadre informel et détendu. Qu’il s’agisse d’un anniversaire d’entreprise, d’une soirée de gala, d’une inauguration, d’une cérémonie des vœux ou encore d’un lancement de produit, il convient de tout programmer à l’avance pour que la fête soit réussie. De la réservation du lieu aux animations en passant par le choix du thème de la soirée, tout doit être parfaitement planifié et calibré. Focus sur les grands principes de l’organisation.

Définir l’objectif de la soirée

Une soirée d’entreprise est très différente d’une réunion de travail ou d’un séminaire, principalement au niveau de l’ambiance. L’événement permet à tous les membres de l’entreprise de passer des moments agréables et conviviaux. Il faut toutefois savoir que ce genre d’événement n’est pas qu’une simple fête. Pour sa préparation, un objectif doit être établi. Quelle que soit la nature de celui-ci, il est important de se focaliser dessus durant toute la phase préparatoire. En effet, la liste des invités, le choix du lieu, des animations et des prestataires dépendra en grande partie de cet objectif et des différentes contraintes (budget, nombre de participants attendus, délai d’organisation…).

Choisir la thématique et le type de restauration

Adopter un thème pour votre soirée d’entreprise ne signifie pas forcément que les participants doivent porter une tenue élégante. Cela implique toutefois que la décoration, la nourriture et les animations sont coordonnées avec élégance et reflètent l’identité, les couleurs de l’entreprise. Après avoir sélectionné le thème général de la soirée, n’oubliez pas de développer un script et un programme détaillé. Vous rendrez l’événement très intéressant en équilibrant les divertissements et les activités intelligentes.

La réussite de la soirée va également dépendre du type de restauration proposé. Le choix se fera en fonction du thème : soirée classique avec discours et animations festives, cocktail, repas assis, buffet dînatoire…

Sélectionner la date et le lieu adapté

Le choix de la date est toujours un véritable casse-tête, notamment si vous souhaitez capter le plus d’audience possible à la soirée. Soyez un fin stratège ! Faites en sorte que le jour de l’événement ne coïncide pas avec un événement susceptible d’empêcher les participants de venir. Bref, le bon timing sera la clé du succès de la soirée. Une fois la date fixée, définissez dans quelle salle se déroulera la fête. Quel que soit le lieu, vos invités devront se sentir vraiment à leur aise. Un site facile d’accès sera parfait.

Programmer les animations

Les animations sont les éléments qui vont nourrir le thème de votre soirée d’entreprise, lui donner du rythme et surtout divertir les invités. Elles permettront également de tisser des liens, fédérer les équipes et renforcer la cohésion. Il importe alors qu’elles marquent les esprits. En fonction de l’ambiance à créer et du ton de la soirée, misez sur des animations classiques, originales, ludiques ou innovantes : animations visuelles, déambulatoires, artistiques, musicales ou connectées. En variant les divertissements, vous pouvez être sûr de maintenir l’attention de vos invités jusqu’au bout de la nuit. Le but est de faire en sorte que cette soirée soit inoubliable. Évitez toutefois de surenchérir pour ne pas la gâcher.

Trouver les différents prestataires

Organiser une soirée d’entreprise inoubliable, c’est aussi composer avec différents prestataires :

  • les traiteurs,
  • les décorateurs,
  • les photographes pour immortaliser les moments les plus marquants de la soirée,
  • les compagnies de transport ou chauffeurs privés,
  • les hôtes et hôtesses pour recevoir les invités,
  • les professionnels de l’animation pour la musique et les divertissements (danseurs, artistes de cirque, groupes musicaux, magiciens, DJ…).

Si vous n’avez ni l’expérience ni les équipements nécessaires pour organiser et rendre la soirée inoubliable, prévoyez d’engager un organisateur événementiel. Ce professionnel prendra en main l’organisation et la coordination de l’événement dans son intégralité.

Gérer le côté technique de la soirée

L’éclairage, la sonorisation, la mise en lumière ainsi que les décors créeront une ambiance spécifique qui plongera les invités dans un univers à part. C’est toute cette partie technique qui contribuera à la scénarisation de l’événement et à la création de l’émotion qui tiendra en haleine les invités. Pour gérer ce côté technique, il est tout aussi important de faire appel à un professionnel de l’événementiel. Celui-ci va vous fournir le matériel nécessaire à l’événement, au lieu, à l’ambiance à créer, à votre discours, à vos objectifs. Vous pouvez vous assurer que tout au long de la fête, vous ferez vivre à vos invités une expérience immersive qui générera beaucoup d’émotions.