Choisir un organisateur d’événement : les critères à considérer
Que ce soit dans le cadre familial, professionnel ou communautaire, nombreuses sont les raisons qui motivent une création événementielle, mais le but est le même : réussir l’événement. Organiser un événement est tout un art et pour y parvenir, il y a de nombreux points importants à tenir compte, que vous l’organisiez vous-même ou que vous fassiez appel à un professionnel. Concernant le recours à un organisateur, ci-après les critères à considérer :
Renseignez-vous sur l’organisateur
Autant que possible, confiez l’organisation à un prestataire qui a de l’expérience et de bonnes références. Vous pouvez obtenir des informations de bouche à oreille, de la part des personnes ou des entreprises qui ont déjà eu recours à son service.
Le portail Infogreffe diffuse des informations fiables, légales et officielles concernant les entreprises. Il suffit de taper le nom de l’entreprise pour se renseigner sur sa santé financière.
Rendez-vous sur le site internet du prestataire (un organisateur sérieux doit avoir un site web). Vérifiez les témoignages des clients, et que les types de prestation qu’il propose répondent à vos besoins.
Faites des échanges avec le prestataire
Une fois que vous avez fait votre choix, contactez le prestataire. Nombreux sont les canaux de communication possibles, mais préférez le face-à-face, ou à défaut, l’appel téléphonique. Parler de vive voix est nettement plus efficace que les communications écrites. Le simple fait que le prestataire est disposé à vous écouter révèle son sérieux et ses dispositions à assurer l’organisation.
Un organisateur professionnel est proactif. Avec ses expériences, il a le sens de l’anticipation et saura vous conseiller quant à la manière dont l’événement va se dérouler. Mais les événements ne se ressemblent pas. Exposez-lui dans les détails les tenants et aboutissants de votre projet :
– À quelle organisation ou entreprise appartenez-vous ? Quelle est votre responsabilité ? S’agit-il d’une organisation B2B (pour une entreprise) ou B2C (à l’intention d’un particulier) ?
– De quel type d’événement s’agit-il ?
– Comment se déroule l’événement ? Quels sont les types d’activités prévus ? Des conférences ? Des animations ? Un service traiteur ? Des activités ludiques ? Un hébergement ? Une soirée d’entreprise ?…
– Où et quand se déroule l’événement ?
– Qui sont les participants ?
– Quelles sont la logistique et les ressources humaines nécessaires pour sa réalisation ?
– Quel est le budget que vous êtes prêt à mettre en œuvre pour l’organisation ?
Faites la comparaison entre plusieurs prestataires
Ne vous contentez pas d’un seul organisateur, quelle que soit sa (bonne) réputation. Contactez et comparez plusieurs prestataires et choisissez celui qui vous convient le mieux, en fonction de l’expérience, des types de prestations, mais également du coût. Attention, certains prestataires se spécialisent dans un type d’événement précis (conférence, mariage et baptême…). Il faut plutôt faire confiance à un prestataire polyvalent. Sachez également que ni la prestation la plus chère ni l’ancienneté de l’entreprise ne garantissent la réussite de l’événement. Il y a des jeunes prestataires qui proposent un meilleur service à moindre coût.
Privilégiez des prestataires plus souples
Un événement n’est pas à l’abri d’imprévus (légers changements dans les organisations : des retards, suppression ou ajout de dernière minute dans la programmation ou carrément un changement de date de l’événement). A priori, un organisateur professionnel saura s’adapter à ces incidents, mais il vaut mieux en discuter à l’avance.
Discutez à l’avance du prix de la prestation
Un bon organisateur peut faire du sensationnel avec peu de moyens. Mais il ne faut pas être trop utopique non plus. Certaines étapes d’une programmation sont, par exemple, plus importantes que d’autres, nécessitant plus de dépenses. Parlez-en avec le prestataire.
Pour tous vos événements, que vous soyez des particuliers ou des professionnels, Inn Event met en œuvre tout son savoir-faire en matière d’organisation avec une prestation clé en main.