Guide pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise
Être à la tête d’une entreprise est une lourde charge. Étant un modèle pour ses employés, il est du devoir du dirigeant de planifier des événements ravivant l’enthousiasme de ses travailleurs. L’organisation ne concerne cependant pas seulement les chefs d’entreprise mais aussi, les assistants de direction et les responsables RH. Vous détenez l’un de ces postes et vous vous posez des tas de questions sur l’organisation d’un séminaire ? Nous allons vous indiquer les étapes à effectuer.
Déterminer le but du séminaire
Vous devez préciser au préalable les raisons pour lesquelles le séminaire doit avoir lieu. Le séminaire entre dans le cadre de la stratégie d’entreprise. Faire participer les collaborateurs à ce type d’événement permet de revoir les objectifs établis. Un séminaire vise également à insuffler l’esprit d’équipe, à motiver les collaborateurs pour atteindre les objectifs communs et à renforcer la cohésion de groupe.
Pour le dépaysement, le séminaire doit se tenir dans un endroit en dehors du lieu de travail. Cela permet d’offrir aux collaborateurs un moment privilégié de détente.
Définir le type de séminaire
Selon le but et l’objectif, le séminaire aura une cible prédéfinie.
- Le séminaire de direction ou séminaire de management
Au cours d’un séminaire de direction, les personnels cadres de l’entreprise se réunissent dans un endroit calme. Le séminaire va se porter sur des sujets relatifs aux stratégies d’entreprise. Les participants vont prévoir ensemble les éventuelles crises à résoudre ainsi que les mesures à prendre.
- Le séminaire de motivation et de cohésion
La force d’une équipe vient de l’union de ses collaborateurs. Lors d’un séminaire de motivation, l’équipe RH et les dirigeants vont organiser un team buiding. Des activités et des loisirs seront à l’affiche dans le but de motiver encore plus les collaborateurs. Des coachs en développement personnel peuvent y être invités. Le team building est aussi l’occasion de récompenser les efforts déployés par les employés durant l’année.
- Le séminaire de formation
Pour augmenter les compétences des collaborateurs, il est nécessaire d’organiser des sessions pédagogiques. La productivité de l’entreprise s’améliorera avec l’accroissement des connaissances de chacun.
- Le séminaire d’intégration
Suite à un recrutement massif, le séminaire d’intégration permet aux nouveaux membres de l’équipe d’entrer en contact avec les anciens. Ce sera également l’occasion de présenter les valeurs véhiculées par l’entreprise.
Choisir la bonne date
Si vous voulez profiter d’un moindre coût en location de salle, nous vous conseillons d’organiser le séminaire en début de semaine. Les salles de séminaire offrent souvent une réduction pour une location le lundi et le mardi. D’habitude, les entreprises organisent leurs séminaires en fin de semaine, les salles de conférences en profitent pour augmenter leur prix.
Privilégiez des dates en période de vacances scolaires durant lesquelles les salles de séminaire sont souvent vides. Les prix sont plus abordables.
En cas de souci concernant les dates, vous pouvez toujours demander la disponibilité de vos collaborateurs.
Chercher le lieu idéal
Un lieu propice à un séminaire n’est pas obligatoirement un lieu lointain. Il suffit juste de trouver un endroit qui pourrait répondre au besoin du séminaire. Un hôtel sera adapté par exemple, si le but du séminaire est informatif, ou un centre de loisirs s’il s’agit d’un séminaire de cohésion.
Organiser le transport
Voiture, avion, train… à vous de voir ce qui est bénéfique pour votre entreprise et vos collaborateurs. Sachez juste que choisir la voiture est la solution la plus onéreuse. Si vous réussissez à trouver des billets d’avion dans les compagnies low-cost, ce sera l’idéal. Voyager en train ne serait pas mal du tout si vous voulez profiter de la vue du paysage en cours de route.
Planifier les activités et les animations
Un séminaire constitue un moment de détente. Les participants trouveront de l’ambiance dans les activités de groupe. Cherchez plusieurs animations à effectuer une fois sur place. Internet, avis des collaborateurs, activités existantes déjà sur le lieu…toutes des sources d’inspiration à exploiter.
Assurer la restauration
Le repas est à la fois une pause et un moment de convivialité. Veillez à l’assurer au mieux.
Au petit-déjeuner, privilégiez des aliments sains et légers comme les fruits. A midi, pensez à équilibrer les plats. Évitez les aliments gras pour ne pas voir vos collaborateurs s’endormir juste après le repas.
Par contre, au dîner, lâchez-vous ! Finie la journée, vos collaborateurs auront droit à un bon festin. L’alcool est même permis, mais avec modération ! Le restaurant peut notamment vous proposer les spécialités locales.