ORGANISER UN SALON PROFESSIONNEL
Un salon est un tremplin vital pour les entreprises (tous secteurs confondus). En effet, c’est une occasion qui leur permet d’obtenir de nouveaux marchés, et d’étoffer leur portefeuille client.
Votre entreprise assure l’organisation d’un événement d’une telle envergure pour la toute première fois ? Voici quelques conseils qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.
Trouver l’endroit qui pourra accueillir l’événement
Le choix du lieu dépend de plusieurs paramètres : le budget alloué à l’organisation, la météo, le nombre de participants, etc. Quoi qu’il en soit, il est toujours préférable de faire les réservations à l’avance. Nous ne vous apprenons rien en vous disant que les grandes salles de sport/fêtes doivent être négociées des mois, voire une année avant le jour J. Bref, soyez pragmatiques ! Optez pour une salle ou un terrain pas éloigné du centre-ville, climatisé, et répondant aux normes de sécurité et d’hygiène en vigueur.
Acheter et aménager les stands
Comme il revient souvent à l’organisateur de proposer un emplacement pour les participants, contactez les meilleurs prestataires qui puissent offrir un service à la hauteur de vos attentes. Vous pouvez, par exemple, faire appel au savoir-faire de l’entreprise D.S EVENTS. Basée à Noisy-le-Sec (93). Elle est spécialisée dans la fabrication de stands sur mesure. Le transport, la livraison, le montage et le démontage sont inclus dans ses prestations.
Mettre en place un service catering fiable
La restauration tient une place importante dans l’organisation de ce genre de manifestation. Il se peut que des restaurants et des fast-food louent des stands durant le salon. Tant mieux si cela convient à tout le monde. Par contre, il faut prévoir d’autres solutions plus pratiques pour les exposants. Vous pouvez par exemple leur fournir des repas et des boissons à la demande. Ce sera inclus dans vos prestations.
Choisissez la bonne date
Ne soyez pas trop superstitieux, mais ne soyez pas trop optimistes non plus. Soyez perspicaces ! Tenir un forum/salon durant les fêtes de fin d’année (ou en janvier), donnera certainement une mauvaise image, synonyme d’amateurisme aux organisateurs. Avec votre équipe, étudiez toutes les conditions favorables à la tenue de votre événement. Soyez aussi malins et suivez de près le calendrier de vos concurrents.
Mettre en place une bonne stratégie de marketing-communication
Bien que la publicité et le marketing soient essentiels pour assurer la visibilité de votre événement, ne jetez pas l’argent par la fenêtre. Assurez-vous de ne pas gaspiller vos ressources en faisant la promotion auprès d’audiences non pertinentes ou désintéressées par votre événement ! Prenez en compte votre public cible. Étudiez ses besoins et ses comportements, et planifiez votre stratégie marketing en fonction de celui-ci. Utilisez tous les canaux à votre disposition (journaux, TV, radio, réseaux sociaux, SMS, etc.) pour faire passer votre message.
Il est également important de créer une ambiance conviviale favorisant les échanges entre les exposants et les visiteurs. N’oubliez pas que le but des entreprises qui seront présentes est de faire du business. Plus, l’affluence des visiteurs est importante, mieux ce sera pour tout le monde.
Pour la satisfaction de vos clients, mettez un peu plus d’animation, programmez des débats, etc.
Respectez le planning
Le timing est extrêmement important. Pour un entrepreneur, être ponctuel est une façon de montrer son sérieux envers ses clients. Aussi, respectez bien les horaires d’ouverture et de fermeture.
Assurer la sécurité
Personne ne peut prévoir s’il y aura des vols, de la bagarre ou un incendie durant votre salon, alors mettez en place un dispositif qui inspire confiance aux clients. Engagez un service d’ordre doté d’une solide expérience afin d’avoir l’esprit tranquille.
Voilà, tout a été presque dit ! La balle est dans votre camp. Bonne chance pour la suite !