Comment réussir l’organisation d’une réception ?
Une réception est un événement d’entreprise organisé souvent pour marquer une occasion particulière. Vous conviez ainsi vos collaborateurs, clients et partenaires afin de leur transmettre un message. Un événement de ce genre est une bonne opportunité pour présenter une bonne image de votre entreprise. Ainsi, il ne faut pas prendre à la légère l’organisation de votre réception. Pour ce faire, prenez soin d’organiser tous les détails avec rigueur. Suivez nos conseils.
Quand faut-il organiser une réception ?
Dans une entreprise, une réception ne s’organise pas généralement le lundi, ni le mardi d’ailleurs. Préférez le jeudi ou le vendredi pour que vos collaborateurs puissent profiter de la petite fête sans trop se soucier à la production. Il n’est pas non plus recommandé d’organiser une réception si vous devez redoubler d’activité afin d’atteindre un objectif de production. Une réception, ça s’organise lorsque les charges de travail sont en baisse. Vous pouvez organiser une réception pour remotiver votre équipe. Ce genre d’événement est aussi une bonne façon de bien clôturer un séminaire, un atelier, une réunion… Il faut ainsi trouver la bonne occasion : présentation d’un nouveau produit, team building, accueil de nouveaux collaborateurs, récompense des meilleurs employés, etc. Dans tous les cas, l’objectif d’une réception est de fédérer le groupe autour d’un événement festif. D’où l’importance de bien choisir le moment le plus propice pour ne pas rater la petite fête.
Les étapes d’organisation d’une réception
La réussite d’une réception dépend de trois facteurs : l’endroit, le repas et l’ambiance. Vous devez donc faire preuve d’une bonne organisation afin d’offrir à vos collaborateurs de bons moments de convivialité. Plusieurs éléments sont ainsi à considérer pour ne pas rater votre réception.
- Le planning : il est important de lister les différentes tâches à effectuer, ainsi que le bon moment pour les réaliser. Cela vous permet de ne pas oublier quelque chose et d’éviter les imprévus. Veillez à ce que tous les détails de votre réception soient mentionnés dans le planning.
- Le budget : c’est la base de la réussite de votre réception. En effet, le type d’événement à organiser, le choix de l’endroit et la restauration dépendent du budget dont vous disposez. Il faut donc prévoir toutes les dépenses afin de réussir l’organisation de votre réception.
- Le nombre de convives : vous ne pouvez pas rechercher la salle de réception et le service traiteur sans connaître le nombre d’invités. Il est ainsi important de recenser à l’avance les personnes qui seront conviées à votre réception : collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, etc.
- Le type de réception : le repas servi distingue un type de réception à un autre. Il existe plusieurs formules de restauration au choix : déjeuner, dîner, cocktail dînatoire, buffet, etc. Dans tous les cas, prévoyez une séance de dégustation de menu pour ne pas décevoir vos convives.
- Le lieu de réception : votre événement pourrait être organisé dans un local au sein même de votre entreprise. Vous pouvez aussi opter pour la location d’une salle ou d’un emplacement en plein air en fonction du programme à organiser durant la réception.
- L’animation : la réussite de votre réception dépend également de différentes activités programmées durant l’événement. Veillez à la qualité de l’animation pour marquer les esprits : musique, danse, jeux, etc. Le but est de mettre tout le monde dans l’ambiance.
Faire appel à un professionnel
Pour organiser votre réception d’entreprise, il est recommandé de faire appel à un professionnel spécialisé dans l’organisation d’événements. Cela vous permet de vous focaliser sur l’essentiel : la satisfaction de vos invités. Le savoir-faire d’un spécialiste en événementiel fera la différence dans la réussite de votre réception. Si vous recherchez un professionnel en organisation d’événements d’entreprise en Île-de-France, faites appel à l’entreprise CHAPITEAUX CUELLAR située à Tournan-en-Brie. Dotée d’une solide expérience dans l’organisation d’événements professionnels, concerts et spectacles divers, cette entreprise saura répondre à toutes vos exigences.