Location de salle 7 éléments à prendre en compte

Lors de l’organisation d’un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions. Choisir un lieu est la décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. La date de l’événement, les options de restauration et les expériences agréables des participants… sont en partie affectés par le lieu que vous choisissez.

Cela semble-t-il un peu intimidant ? Vous n’avez pas à ressentir cela. Voici quelques lignes directrices sur le moment où il faut prendre une décision, ce qu’il faut prendre en considération et comment faire mieux.

Louer une salle – le meilleur moment pour commencer à chercher

Le plus tôt le mieux. Une fois que vous avez bien compris les 3 choses suivantes, vous pouvez commencer votre recherche de location salle 91 : budget, taille estimée de l’événement et besoins en espace.

Réservez un lieu de réunion au moins 4 à 6 mois à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour planifier d’autres activités essentielles, telles que la restauration, des brochures sur des événements et des sites Web.

Ce qu’il faut prendre en compte lors de la recherche d’un lieu :

1. Lieu

Vous avez probablement déjà envisagé cela. Pour un événement local, vous recherchez peut-être un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants doivent venir de l’extérieur de la ville, un lieu proche de l’aéroport ou leurs hôtels seront utiles. Dans tous les cas, n’oubliez pas de prendre en compte les options de circulation, de transport et de stationnement.

Souhaitez-vous réduire les risques de retard pour vos participants ? Fournissez-leur une application d’événement mobile, qui est essentiellement une norme de nos jours. Avec des cartes GPS, des itinéraires routiers et des informations de stationnement / navette à portée de main, vos participants se sentiront soulagés. Si le site se trouve dans un grand campus ou un institut, les cartes avec des épingles sont particulièrement utiles. Pour les événements comportant des expositions, des affiches ou des sessions parallèles, des cartes intérieures interactives aideront les participants à naviguer facilement. Il s’agit d’un impératif dans la location salle 91.

2. Stationnement

Le lieu dispose-t-il d’un parking ou d’un service de voiturier? Un lieu avec parking est ce qui fait rêver. Si ce n’est pas le cas, y a-t-il des parkings à proximité accessibles aux visiteurs ? S’il n’y a pas de parking disponible comme chez location salle 91, vous n’avez pas complètement de chance, vous avez quelques alternatives :

  • Vous pouvez réserver des places de stationnement à proximité pour vos participants et inclure le coût dans le prix du billet ou les faire payer lorsqu’ils se garent.
  • Jetez un coup d’œil aux réductions Uber et Lyft offertes pour les événements. Vous pouvez négocier avec eux pour mettre cela en place et distribuer le code promotionnel à vos participants.
  • Fournissez aux participants un moyen de partager un trajet ou un taxi. Ce serait aussi une bonne occasion pour eux d’interagir les uns avec les autres.
  • Vous pouvez proposer un service de voiturier pour l’événement, même si le lieu ne l’est pas. Fournir un service de voiturier peut être essentiel si l’événement est un événement haut de gamme tel qu’un gala.

3. Capacité et minimums

Vous aurez besoin de connaître la capacité d’accueil des salles pour plusieurs raisons. Tout d’abord, 500 personnes (s’il s’agit de la taille estimée de votre événement) ne peuvent pas s’installer confortablement dans une salle d’une capacité de 250 personnes. Et deuxièmement, il y a des codes d’incendie et de sécurité que le lieu doit respecter.

Quels sont les minimums de restauration ? Si votre site, comme location salle 91 propose de la nourriture et / ou des boissons et fixe un montant minimum de dépenses en nourriture et en boissons, assurez-vous que les enregistrements antérieurs des événements précédents respectent le minimum. Si vous estimez que les dépenses en restauration sont bien supérieures aux besoins du lieu, cela signifie que vous serez un bon client pour eux. Négociez s’ils peuvent fournir un service gratuit (par exemple, mettre à niveau le support Wi-Fi ou A / V) en retour si vos dépenses atteignent un certain niveau.

Comment faire des ajustements en fonction des commentaires des participants? Il est important d’être en mesure de procéder à un ajustement éclairé de la taille d’une salle ou d’un restaurant juste avant ou pendant votre événement. Vous pouvez facilement comptabiliser ou collecter des commentaires instantanés par le biais de sondages en direct sur une application événement, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent.

4. Services et commodités

Le lieu a-t-il une cuisine et peut-il fournir un traiteur pour votre événement ? Si tel est le cas, un lieu annulera les frais d’installation et demandera uniquement un acompte ainsi que le coût de la nourriture pour chaque participant. Les lieux sans cuisine peuvent avoir un partenariat avec un fournisseur d’aliments que vous devez utiliser. Vous voudrez peut-être vérifier leur nourriture à l’avance. Si cela ne suffit pas, cela peut avoir un impact négatif sur les expériences de vos participants. Alors, choisissez un lieu qui sert une excellente cuisine ou qui vous permet de faire venir des vendeurs de nourriture extérieurs.

At-il des tables, des chaises et des draps que vous pouvez utiliser ? Si un lieu propose ces éléments, vous pouvez économiser beaucoup d’argent et d’efforts en utilisant ce qu’ils ont, en supposant que cela corresponde à votre thème et à votre ambiance.

At-il une équipe de configuration / nettoyage ? Si vous avez trouvé un lieu offrant une équipe de préparation et de nettoyage, réjouissez-vous! Ce n’est pas toujours le cas. Si ces services ne sont pas disponibles, vous devrez constituer votre équipe d’événement ou trouver des volontaires.

At-il des capacités AV ? Certains sites ont un équipement audio-visuel intégré que vous pouvez utiliser, et d’autres vous demanderont de l’apporter vous-même.

6. Ambiance

Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu. Quel est le style de l’architecture et que transmet l’intérieur du bâtiment? Si vous organisez un gala, vous aurez probablement besoin de lieux d’hébergement différents de ceux d’une expo. Moins l’ambiance correspond à l’ambiance souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer pour le rattraper, comme chez location salle 91.

7. Assurance

Certains sites ne feront même pas affaire avec vous si vous n’avez pas d’assurance. Plusieurs sites exigent un certain montant de responsabilité et ont été désignés comme assurés supplémentaires pour l’événement. En règle générale, vous pouvez demander à votre agent d’assurance responsabilité civile générale d’approuver cet avenant pour votre événement. C’est aussi une bonne idée de commencer tôt dans la planification en y ajoutant tout le texte requis, l’adresse, etc., avant de contacter votre agent.