Les étapes de l’organisation d’un voyage d’affaires réussi
Dans la quasi-totalité des cas, un voyage d’affaire suppose des opportunités pour la société. La prospérité immédiate ou lointaine de l’entreprise dépend donc de la réussite de votre voyage d’affaires. Une mauvaise ou un manque d’organisation peut faire de votre voyage une expérience désagréable. Heureusement, vous avez encore le temps de prendre les bonnes dispositions pour couronner de succès votre traversée. Tout est précisé dans ce billet.
Externalisation de la préparation du voyage d’affaire
Pendant un voyage d’affaires, de nombreux rendez-vous sont généralement programmés avec des partenaires d’affaires et/ou des collaborateurs. Les personnes qui voyagent pour affaires ont souvent un planning très chargé et n’ont pas toujours le temps d’accomplir toutes les formalités nécessaires pour leur voyage. Si tel est votre cas, la meilleure chose que vous puissiez faire est de contacter une société spécialisée. Celle-ci est bien placée pour vous aider à organiser dans les meilleures conditions possibles votre voyage d’affaires.
En effet, ces professionnels sont à même de vous préparer votre séjour d’affaires de A à Z sans que vous ayez à vous soucier des problèmes d’ordres financier et/ou logistique. De cette façon, ils vous faciliteront la tâche dans la préparation de vos rendez-vous, augmentant ainsi vos chances de décrocher le contrat que vous convoitez pour l’évolution de votre entreprise.
Notons que l’organisation d’un voyage d’affaires réussi se déroule en plusieurs étapes clés et importantes notamment la planification du voyage en amont, la réalisation des formalités administratives et la préparation de la check-list de tout le trajet.
Planification en amont du voyage d’affaire
Le professionnel qui planifie un voyage d’affaires doit nécessairement préparer son séjour plusieurs jours avant la réservation de son vol. Il doit pour cela se renseigner sur les lieux du séjour, les étapes, le mode de transport, la durée du déplacement, les exigences du voyage d’affaires sans oublier le budget prévu pour ce déplacement. De plus, le travailleur doit bien préparer les rendez-vous professionnels et s’assurer de la disponibilité de ses futurs collaborateurs situés à l’autre bout du monde.
Régler les formalités administratives et sanitaires
Ici, votre mission consistera à réaliser une check-list de tout ce qu’il y a à faire du point de vue administratif avant le jour du départ. Après confirmation des dates de séjour, la première des choses à faire est de vérifier que votre passeport est en cours de validité. De plus, dans certains pays, en dehors du passeport, vous pouvez avoir besoin d’un visa de séjour pour voyager. Et ceci dépend de la durée du séjour.
Il faut noter qu’il est important de faire une copie de tous vos papiers d’identité, car il n’y a rien de plus inconfortable que de se retrouver dans un pays étranger sans ses papiers.
En plus, pour votre sécurité, il faut aussi penser à stocker vos documents professionnels sur plusieurs supports comme un ordinateur, un téléphone ou une clé USB, un disque dur externe, car mieux vaut prévenir que guérir. Toutefois, pour limiter les dégâts en cas de perte ou de vol, il est important de ne sauvegarder aucune information personnelle sur l’ordinateur.
En outre, une fois le passeport et le visa prêts, vous devez vérifier votre état vaccinal selon votre destination. Vous devez également vous assurer d’emporter une boîte de pharmacie avec vous durant le voyage, mais aussi de souscrire à une assurance mission professionnelle. N’oubliez pas de vous informer sur l’existence d’un décalage horaire, sur le climat de votre lieu de destination afin de vous préparer en conséquence.
Faites une check-list sur le trajet et précisez clairement les motifs du séjour
La mission ici est d’établir un point précis sur l’heure de départ, l’heure d’arrivée, tous les rendez-vous une fois sur place, le lieu des rendez-vous, la date et l’heure de ces derniers.
Certains pays sont très exigeants et hostiles aux étrangers. Ainsi pour parer à d’éventuels problèmes administratifs, vous devez avoir en votre possession des documents sur votre société et des documents justifiants votre séjour sur le territoire. Notons que cette mesure est importante pour les voyages à l’international.