Les erreurs à éviter lors de l’organisation d’un dîner d’entreprise
L’organisation d’un dîner d’entreprise ne se limite pas à la réservation de table et à la sélection d’un menu. C’est une occasion de renforcer les liens entre les membres de l’équipe ou de récompenser les employés pour leur travail acharné entre autres. Cependant, certaines erreurs courantes peuvent compromettre le succès de cet événement.
Réserver un lieu inapproprié
Le lieu que vous choisissez en dit long sur vous ! Choisissez un lieu qui reflète votre marque et qui vous donne une bonne image. Vous devez vous assurer que tout est parfait pour votre soirée d’entreprise.
L’endroit doit être accessible en transports publics et privés à toute heure, afin que les participants ne soient pas en retard. Optez également pour un lieu qui dispose d’installations et d’équipements appropriés pour les personnes handicapées. Si vous attendez un grand nombre d’invités, vérifiez si vous pouvez prendre des dispositions nécessaires.
Minimiser l’importance de la communication
Il peut être difficile de vous assurer que toutes les personnes présentes à votre dîner d’entreprise sont sur la même longueur d’onde, mais il faut le faire. Lors de la planification des tâches et de leur attribution aux membres de l’équipe organisatrice, il est extrêmement important de vous assurer que chacun connaît sa mission. Cela permet d’éviter les conflits, lorsque deux membres travaillent sur la même tâche, ou pire, de se retrouver avec des tâches qui n’ont pas été effectuées.
Pour éviter de telles situations, formulez clairement et déléguez les tâches en fonction des aptitudes et des capacités de chacun. Plusieurs logiciels de communication sont disponibles pour parfaire l’organisation de votre dîner d’entreprise.
Ne pas avoir de plan B
Même les événements les plus méticuleusement planifiés peuvent être en proie à des imprévus qui surviennent généralement sur place. Pour être mieux préparé à de tels scénarios, procédez à une évaluation des risques dès le début du processus de planification de votre dîner d’entreprise. Prenez le temps, avec votre équipe, de réfléchir à ce qui pourrait faire dérailler l’événement, entraîner un dépassement de budget ou vous empêcher d’obtenir les résultats escomptés. Réfléchissez ensuite aux moyens d’atténuer ces risques, en prévoyant un plan B. Cette étape ne prend pas beaucoup de temps et il est extrêmement utile pour comprendre certaines failles avant que la planification ne commence.
Ne pas savoir négocier
Les restaurants ou autres prestataires peuvent tirer profit des services qu’ils proposent à leurs clients. Ces bénéfices se présentent souvent sous forme de commissions ou de réductions. Un hôtel peut également vous accorder un tarif réduit ou, mieux encore, vous dispenser des frais de location pour l’utilisation de la salle de restauration. Il faut alors que vous négociiez suffisamment bien.
Ne pas tenir compte de son budget et de ses priorités
Savoir combien vous avez à dépenser est une chose, mais s’assurer que vous ne dépassez pas votre budget en est une autre. Pour élaborer un budget réaliste, prenez en considération vos capacités financières et vos différents besoins en termes de dépenses, ce qui devrait inclure au moins les éléments suivants :
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- La location de salles ;
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- Les différents frais ;
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- La restauration ;
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- Le transport ;
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- Les divertissements.
En somme, il est vivement conseillé de définir toutes les dépenses et de les consigner dans une feuille de calcul des coûts, afin de pouvoir s’y référer plus facilement. Mettez de côté une réserve d’argent de 10 à 15 % de votre budget total, afin de couvrir les dépenses diverses et de faire face aux imprévus.