Comment sélectionner le bon traiteur pour votre événement ?
La réussite de votre événement dépend du menu proposé et du service fourni par les restaurateurs. Ainsi le choix du meilleur partenaire culinaire demeure important pour votre projet de réception.
- Faites des recherches
Le bouche-à-oreille est un moyen qui permet de guider votre recherche. Vous pouvez profiter des plateformes web, des recommandations intéressantes sont visibles, soit de la part des internautes (anciens clients), soit des restaurants.
En fonction des informations recueillies et du style de votre banquet (petit déjeuner, cocktail, buffet…), procédez à une prise de contact. Renseignez-vous sur la disponibilité, le matériel et le nombre des serveurs présents que propose le traiteur.
- Établissez votre budget
Il est important de définir un budget détaillé pour un événement, car engager un partenaire culinaire constitue l’une des dépenses les plus conséquentes.
Ainsi vous devez tout d’abord prendre en compte le coût pour la salle de réception, le traiteur, le nombre des invités. Ensuite, choisissez le type de banquet (repas assis, self-service) et le matériel de location comme les tables, les chaises, les vaisselles… Enfin, les boissons dont vous allez servir : vin, sodas, champagne, etc.
- Prenez un rendez-vous auprès de plusieurs traiteurs
Un échange direct (face à face) est plus pratique pour bien affiner les détails concernant les prestations que proposent les restaurateurs.
Une prise de rendez-vous avec les futurs partenaires culinaires permet d’éviter les mauvaises surprises, les dépenses imprévues : le nombre d’invités peut-il être modifié, et cela sans supplément ? Le prix du service est-il compris ? Si c’est le cas, à quelle heure prend-il fin ?
Vous pouvez également demander et comparer les expériences des différents traiteurs, leurs manières de cuisinier et les équipes en charge de la réception.
- Analysez le devis du prestataire que vous avez choisi
Cette étape consiste à connaitre précisément le montant de la prestation :
- Les mets choisis et les boissons
- Le personnel (le nombre de serveurs) et le matériel (le type de vaisselle prévue)
N’oubliez pas aussi les frais de livraison, de déplacement et d’installation du buffet ou même des heures supplémentaires.
Par ailleurs, prenez le temps de bien analyser le devis proposé notamment sur les modes de paiement, d’annulation et de remboursement.
- Réfléchissez bien au choix du menu traiteur
Afin que le prestataire puisse apporter des propositions et de l’originalité à vos demandes (les plats), formulez bien votre cahier des charges. Votre menu doit être en adéquation avec votre événement.
Il est important que les buffets, salés ou sucrés doivent s’adapter à la saison. Si votre banquet est prévu en été, les mets doivent être composés de produits colorés, légers et frais.
Pour ce qui est des invités, les contraintes alimentaires doivent être prises en compte : les allergies, les intolérances.
La quantité des plats dont vous allez commander est aussi à respecter pour éviter les gâchis, soit de nourriture, soit en termes d’argent. Pour un cocktail dînatoire, il faut prévoir pas moins de 18 pièces par personne par contre pour un dîner assis, il est inutile de réserver plus de 5 pièces par personne à l’apéritif.
- Demandez les dégustations
Une fois que vous avez choisi les traiteurs aptes à répondre à vos envies et votre budget, il est conseillé de demander des dégustations. L’hôtel et restaurant LA GREMELLE vous fait découvrir plusieurs saveurs, et en fonction de vos attentes. Les tests culinaires sont en général payants, mais ce prix est probablement déductible de votre facture finale si vous décidez de collaborer avec le prestataire.
Au cas où d’autres questions vous tracassent, posez-les à ce moment de dégustation. Vous pouvez réajuster votre menu, vérifier les quantités des mets et donner votre aval sur les assiettes à utiliser.