Comment réussir un événement d’entreprise ?
L’organisation d’un événement requiert une bonne planification en amont. Qu’il s’agisse d’organiser un défilé de mode, une soirée de gala, un séminaire, un anniversaire d’entreprise, une réunion de travail, ou encore la présentation d’un nouveau produit, vous trouverez dans cet article quelques idées pour gérer au mieux chaque étape d’organisation de votre événement.
Définir les points importants de votre événement
Tout d’abord, vous devez définir les objectifs « business » de votre événement. Il en est de même pour les objectifs marketing et de communication. Quels sont les messages que vous souhaitez faire passer ? Identifiez également la cible concernée et définissez le nombre d’invités. Ensuite, pensez à inviter les journalistes, les blogueurs et les influenceurs. Par la suite, fixez la date ainsi que le lieu de votre événement. Veillez choisir un endroit qui revêt un caractère stratégique pour que votre événement soit inoubliable.
Faire parler de votre événement
C’est faire du teasing : l’objectif est tout simplement de créer l’attente et de susciter l’envie de participer à l’événement. C’est une technique de vente et de communication qui permet d’attirer le spectateur par un message d’interpellation. Cela peut prendre différentes formes, comme des mails plus ou moins énigmatiques, des quizz ou encore des jeux.
Surprendre
Pour que votre événement soit mémorable, créez l’effet de surprise. Mettez en avant un ou plusieurs critères relatifs au choix d’un lieu atypique, à l’organisation d’activités originales, ou même à la présence d’un invité illustre. Tout dépendra des limites du budget préétabli. Optez pour un endroit auquel vous n’avez pas du tout pensé, mais qui est adapté à votre thème, pour que votre événement reste longtemps dans les mémoires. Vérifiez ainsi quelques critères avant de confirmer et de réserver le lieu (espace suffisant pour le backstage, pour le traiteur, etc.).
Trouver un programme original
Afin de susciter l’intérêt des participants, l’innovation reste le maître-mot. Ne reprenez pas les mêmes idées tous les ans. Mise à part la thématique, l’animation constitue un critère fondamental pour un événement réussi. C’est une occasion pour améliorer la convivialité au travail et motiver les collaborateurs. Prévoyez ainsi des animations digitales, participatives et que vous pourrez partager sur les réseaux sociaux.
Prioriser les équipements
Soyez attentif aux équipements mis à votre disposition au moment de la réservation. Vérifiez bien le nombre de tables, de chaises, etc. Une fois sur place du jour J, il sera trop tard pour découvrir que la salle de réunion n’est pas équipée de vidéo-projecteur, ou n’est pas sonorisée. Le succès de votre événement dépend non seulement de son contenu, mais aussi de la qualité de l’organisation du lieu dans lequel il se déroule. Pour que tout soit au top, et pour que vous ne manquiez de rien, ayez recours à la location de matériel événementiel à Besançon. Que ce soit pour la location d’éclairages événementiels et de matériel de sonorisation, faites appel à la société EST EVENEMENT. Vous aurez aussi à votre disposition des tentes, des chapiteaux, des structures d’ombrages, des stands d’exposition, des cloisons modulaires, des gradins, des équipements scéniques.
Optimiser les conditions de travail
Pour le confort de vos invités, assurez-vous que votre salle de réception soit lumineuse, accueillante et suffisamment spacieuse pour que chacun s’y sente bien. Certains détails feront toute la différence, comme l’équipement de climatisation si vous avez programmé un événement au printemps ou en été, et inversement côté chauffage pendant la saison hivernale.
Communiquer votre événement
Afin de faire connaître votre événement au plus grand nombre, concevez des invitations et des supports de communication variés (flyers, dossier de presse, signalétique…). N’oubliez pas de faire des relances quelques jours avant le jour J.
Enfin, gérez bien l’accueil de vos invités le jour de l’événement. Faites imprimer des badges personnalisés pour vos invités, engagez des hôtesses souriantes, élégantes et dynamiques !