Check-list des équipements à prévoir et à louer lors d’un évènement d’entreprise
La planification d’un événement d’entreprise peut s’avérer une tâche ardue. Avec tant de détails à retenir, il est facile d’oublier un élément important. Pour vous aider, il est essentiel de créer une liste de contrôle pour tous les équipements que vous devez louer. Celle-ci vous permettra à vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour faire de votre événement d’entreprise un succès.
L’équipement du système de sonorisation
Le premier élément qui doit figurer dans la liste de contrôle est le système de sonorisation. La puissance utile de celle-ci dépend de l’emplacement choisi pour l’évènement. Vous aurez besoin d’un système de sonorisation de haute qualité, mais aussi discret. Vous éviterez ainsi de déranger les entreprises et les résidences voisines, tout en offrant un son de qualité à vos invités. S’il s’agit d’un emplacement en plein air, une sonorisation plus puissante serait mieux appréciée. Vous pouvez également louer des équipements supplémentaires comme des microphones, des haut-parleurs ou des câbles audio pour améliorer votre sonorisation. En cas de besoin, songez à louer un groupe électrogène auprès d’un professionnel pour bénéficier d’une continuité des festivités en cas d’absence de source d’ électricité sur les lieux.
Équipement d’éclairage
Un éclairage professionnel est essentiel pour la réussite de tout événement corporatif, et il est encore plus important lors d’un événement d’entreprise pour donner plus d’ambiance, surtout si l’évènement se passe pendant la soirée. Faites appel à un expert pour choisir les bons éclairages de votre événement. Vous pouvez en louer différents types tels que les projecteurs, les lumières stroboscopiques ou les têtes mobiles. Les systèmes munis d’un contrôleur DMX sont souvent utilisés pour créer un éclairage d’ambiance spectaculaire.
La scène et les sièges
La scène et les sièges de votre événement sont deux éléments essentiels qui aideront votre public à se sentir à l’aise, et engagé, pendant qu’il écoute vos orateurs. Il existe plusieurs types de sièges que vous pouvez utiliser, notamment ceux de théâtres traditionnels, d’auditorium, de stade, ou un mélange des trois. Les sièges doivent être confortables, mais ils doivent offrir aussi un espace suffisant pour que les invités puissent se déplacer aisément.
L’équipement de restauration
La restauration est un élément essentiel pour tout événement d’entreprise. Il existe plusieurs options parmi lesquelles vous pourriez choisir, pour les équipements de restauration. Si vous organisez un grand événement au cours duquel de nombreuses personnes mangeront en même temps, il est judicieux d’engager un traiteur qui dispose de l’équipement adéquat. Cela facilitera l’organisation de la restauration.
Si vous n’organisez pas un grand événement, ou si vous voulez minimiser les coûts, vous pouvez opter pour un service de restauration en libre-service ; cela permettrait à vos invités de se servir à leur propre rythme. Vous pouvez également faire un buffet pour rendre l’expérience de se servir soi-même plus confortable, tout en donnant un aspect plus raffiné à votre événement.
La décoration
Il existe de nombreux types de décorations et de mobiliers que vous pouvez choisir pour votre événement. Un décorateur professionnel pourra créer l’atmosphère adéquate pour votre événement grâce à des décorations uniques à base de lumières, des draperies ou des fleurs.
Les équipements de sécurité
Il existe plusieurs types d’équipements de sécurité que vous pouvez louer pour votre événement : trousses de premiers soins, extincteurs, tuyau d’incendie, etc.
Si vous organisez un événement en plein air, vous devriez aussi souscrire une assurance pour événements en plein air. Celle-ci vous protégera contre les problèmes liés à la météo comme les vents violents, les fortes pluies ou la foudre. Elle vous permettra de réduire les coûts à payer si votre événement est annulé en raison de conditions météorologiques extrêmes.
Pour vos besoins en électricité indépendant dans les Caraïbes, nous vous conseillons de contacter Évènementiel Caraibes. Cette entreprise, basée en Martinique, fournit en location des WC mobiles et des Groupes électrogènes, lors des évènements publics ou privés.