7 étapes à suivre dans l’organisation d’un concert 

Un événement musical peut avoir lieu dans le cadre d’une œuvre caritative, d’une levée de fonds ou tout simplement pour promouvoir un groupe. Qu’importe la raison pour laquelle vous envisagez le projet de concert, les démarches à effectuer restent les mêmes. Dans cet article, découvrez toutes les étapes nécessaires pour réussir l’organisation d’un concert.

Définir le public cible

Vous ciblez un public jeune, âgé ou les deux ? C’est une question à laquelle vous devez d’abord répondre, car le choix de l’artiste ou du groupe en dépend. Vous allez également adapter les modalités d’organisation de l’événement en fonction du public visé. Un public jeune aura besoin de plus d’encadrement qu’une assistance regroupant des personnes plus âgées.
Par ailleurs, vous devez cerner quel type de concert vous voulez organiser : privé, semi-privé ou public.
Vous devez également estimer bien à l’avance le nombre de spectateurs attendus le jour J. Soyez réaliste à ce sujet !

Choisir les artistes ou le groupe musical

Vous souhaitez faire participer des artistes bénévoles ou rémunérés à votre événement ? Quoi qu’il en soit, vous devez toujours rester dans le cadre légal. Si vous faites appel à un groupe de musique bénévole, vous devez respecter les dispositions de la loi du 7 juillet 2016 sur la liberté de création, l’architecture et le patrimoine. Cette loi régit ce qu’on appelle spectacle amateur.

Si vous préférez avoir recours aux artistes rémunérés, la conclusion d’un contrat de travail est obligatoire. Par la suite, vous devez remplir les formalités liées à leur embauche auprès de l’URSSAF ou du GUSO.

Choisir la date et le lieu

La date est l’un des éléments essentiels à tenir compte quand on envisage d’organiser un concert. Au risque de ne pas pouvoir conclure un contrat avec le groupe envisagé, optez pour une date hors fêtes. En effet, certains artistes ont déjà des agendas bien remplis lors des périodes festives (en fin d’année par exemple).

Pour le choix du lieu, vous devez considérer :

  • l’ampleur de l’événement  : concert organisé par une collectivité, une entreprise, une association, un particulier ?
  • la capacité d’accueil et le public ciblé : un établissement de petite taille (restaurant, bar…) suffit si vous envisagez un concert privé ou semi-privé. En revanche, si le concert est destiné au grand public, il doit se tenir dans un espace plus vaste.
  • l’ambiance musicale désirée : une église ou un auditorium est par exemple, plus adapté pour un concert de musique classique. Si c’est un concert de rock où le public aura tendance à danser et crier, il vaut mieux opter pour un espace en plein air ou une salle de spectacle.

Le choix du lieu vous incombe entièrement. Assurez-vous seulement que celui-ci respecte les normes en vigueur (accessibilité, sécurité et accueil du public).

Prévoir le budget alloué à l’événement

Organiser un concert est un projet de grande envergure. Ainsi, il est évident de fixer un budget afférent à votre événement.

Sont compris dans ce budget :

  • l’achat ou la location de divers matériels audiovisuels ;
  • la location du lieu ;
  • la rémunération des intermittents et des artistes ;
  • les droits et taxes.

Afin d’alléger le coût d’investissement de votre événement , vous pouvez faire une demande de sponsoring ou de mécénat.

Réaliser les formalités administratives

L’organisation d’un concert est soumise à des obligations légales. Ainsi, vous êtes contraint de :

  • faire une déclaration administrative auprès de la Direction régionale des affaires culturelles, et si besoin auprès de la mairie ou de la préfecture ;
  • demander l’autorisation des autorités compétentes (municipalité, préfecture, ministre de culte, inspecteur d’académie…).

Généralement, l’organisation d’un spectacle nécessite également d’autres démarches administratives telles que l’obtention d’une licence de débit de boisson, la déclaration d’installation de chapiteau, etc.

Mettre en place des dispositions de sécurité

Pour assurer la sécurité de votre événement , il est nécessaire voire obligatoire de prévoir un service d’ordre. Vous devez également solliciter l’intervention d’un service médical ou de tout autre service de secours tel que la Croix-Rouge, les pompiers…Cela afin de pallier aux éventuels désagréments durant le déroulement de l’événement.

Utiliser les moyens de communication

Afin de promouvoir efficacement votre événement, n’hésitez pas à user de tous les supports de communication possibles. Pubs sur les supports médias, affiches, panneaux, flyers, plaquettes, publications sur les réseaux sociaux, …tous les moyens pour faire connaître rapidement les détails sur le concert.

Concernant la billetterie, il existe actuellement des applications en ligne destinées à optimiser la vente des billets. Celles-ci devront être intégrées dans votre site web.