Peut-on externaliser son service secrétariat ?
L’externalisation a pris de l’ampleur depuis pas mal d’années déjà. Beaucoup de services sont concernés et le secrétariat ne déroge pas aux règles. En effet, après les services de fabrications et d’assemblages, d’autres services plus délicats comme la comptabilité et l’assistance ont aussi emboîté le pas de cette fameuse tendance qui fait bien les choses qu’est l’externalisation. Vient alors la question fatidique : « peut-on externaliser tout le service secrétariat ? » Eh bien, pour y répondre, on va faire le tour du marché pour voir ce qui se présente déjà comme offre de service.
L’assistance classique et commerciale
Nous avons regroupé ici tout ce qui se fait habituellement par un secrétaire standard. À savoir, la réalisation des démarches administratives avec la frappe ou la rédaction des documents s’y affairant. Elle peut aussi s’occuper des comptes rendus des réunions, des mémoires ou de thèses. Mais toute bonne secrétaire saurait naturellement faire de la relecture, de la correction ainsi que de la mise en forme des documents que vous lui confierez. Elle peut également se charger du publipostage ou de la gestion des envois de publicité. Elle assurera ainsi la mise sous plis, documentations, mailing et même l’analyse et le traitement des réponses aux questionnaires. Cette assistance peut aussi s’occuper de la retranscription selon des fichiers manuscrits ou audio et bien d’autres encore.
L’assistance comptable
Il s’agit bien là d’un secrétaire comptable et non d’un expert comptable donc vous aurez besoin du service de ce dernier pour dresser votre bilan et vos liasses fiscales en fin d’exercice. Cet assistanat consiste plutôt à classer les éléments comptables et les transmettre à votre expert comptable. Il est là aussi pour saisir votre comptabilité courante : fournisseurs, client et banque. Le rapprochement bancaire et l’établissement des remises en banque font aussi partie de ses attributions. Vous pouvez également lui confier la gestion des notes de frais de votre personnel si vous le souhaitez ; ou encore le montage de dossier de demande de financement, et même l’établissement des déclarations de TVA, sauf le CA12 bien sûr. La liste n’est pas exhaustive.
L’assistance juridique
Il peut s’agir d’une préparation des dossiers de plaidoiries ou de la rédaction de courriers juridiques comme les lettres de relance ou les lettres de mises en demeure. Mais il peut également s’agir de rassembler des renseignements et commandes de documents sur les sociétés comme les étés de nantissements, les bilans et les extraits Kbis. Ceci à part la mise à jour des registres légaux et la frappe de documents juridiques à partir d’un support audio que ce soit de façon numérique ou analogique.
L’assistanat privé
C’est surtout un service destiné aux particuliers qui ont besoin d’une rédaction de leurs courriers ou tout simplement du classement de leurs papiers administratifs. Mais il peut aussi s’agir de la gestion de votre quotidien ou de vos mails en créant une adresse dédiée à vos activités professionnelles. Toutefois, cette offre peut s’adapter aux personnes qui ont besoin d’assistance pour leurs impayés, qu’elles soient des entreprises ou des particuliers. L’offre se décline alors en gestion des impayés avec une organisation de rencontre entre vous et le débiteur si le cas présente ce besoin. Et le cas échéant, l’assistance procèdera à l’aide à la préparation du dossier à destination de votre avocat s’il n’y a pas eu de règlements à l’amiable.
Pour finir, si vous recherchez l’une de ses prestations, nous avons aussi trouvé la crème de la crème de ces professionnels. Ils sont regroupés chez ISL SECRETARIAT et font en sortes de mettre leur efficacité au service des entreprises et des particuliers.