Organiser un séminaire en 5 étapes
Organiser un événement, c’est un honneur, mais c’est aussi une grosse responsabilité. Les organisations d’événementiel, ce sont plusieurs choses à gérer à la fois : le timing, le budget, la logistique, etc. Il est essentiel de savoir s’organiser pour assurer leur réussite. Afin de vous aider dans les préparatifs d’un séminaire, nous avons établi une liste des tâches à effectuer.
Étape 1 : prévisions des activités
La première chose à faire dans l’organisation d’un séminaire, ce sont les prévisions.
Il faut penser aux activités à réaliser et faire une liste pour ne rien omettre : cocktails de bienvenu, conférence, pause café, dîner, animations…
Les activités dépendront des objectifs fixés et des cibles. Ils seront différents pour un séminaire qui a pour objectif de motiver les salariés et un autre qui vise à fidéliser les clients.
Étape 2 : liste des choses à faire
Une fois les activités définies, vous devez établir la liste des choses à faire :
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Trouver un thème accrocheur
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Choisir le format du séminaire
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Choisir une date
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Élaborer la liste des participants
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Définir le budget
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Choisir un lieu
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Trouver un traiteur
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Organiser la logistique
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Réaliser un planning de l’événement
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Formuler et envoyer les invitations
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Organiser le transport des participants…
Étape 3 : organisation
Maintenant que vous savez tout ce que vous devez faire par rapport aux activités prévues, c’est le moment de prendre des décisions. Organisez les tâches par ordre de priorité. Cochez une à une de votre liste les choses faites.
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Définissez la date. Elle doit convenir à la majorité des participants.
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Définissez le budget alloué à chaque tâche. N’oubliez pas de laisser une marge pour les imprévus.
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Choisissez le lieu. Contactez les responsables pour savoir si la salle est libre le jour J et si les tarifs rentrent dans votre budget. Faites une réservation lorsque vous serez décidés.
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Contactez un traiteur et faites-lui part de votre projet. Décidez ensemble des entrées, plats, desserts, etc. Négociez les prix.
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Trouvez des véhicules pour le transport des participants.
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Définissez le thème et le format du séminaire.
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Formulez les invitations et envoyez-les. Notez-y les remarques particulières telles que les codes vestimentaires.
Étape 4 : coordination
Concentrez-vous à présent sur les activités du séminaire. Organisez-les par ordre chronologique. Laissez une marge pour les éventuels débordements d’horaire.
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Faites un planning écrit de l’événement pour en faire part à tous les participants.
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Confirmez le nombre de participants. Recontactez-les pour vous assurer de leur présence.
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Vérifiez que les dépenses rentrent bien dans votre budget et faites les ajustements nécessaires.
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Confirmez votre réservation auprès des restaurateurs, organisez avec eux l’agencement de la salle, etc.
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Faites-part du timing au traiteur, afin que les repas soient servis à l’heure.
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Assurez-vous de la disponibilité des véhicules de transport, mais surtout de leur état.
Étape 5 : contrôle
La veille du séminaire, vous devez faire les derniers contrôles.
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Visitez la salle pour voir si elle est prête.
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Recontactez toutes les personnes qui s’occupent de l’organisation avec vous : collègue, traiteur, chauffeurs, etc.
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Répétez les discours, les animations…
Le lendemain du séminaire, rédigez un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants. Envoyez-leur des mots de remerciement et faites un compte-rendu, plus tard.
Pour réussir l’organisation d’un séminaire, vous devez commencer les préparations quelques jours à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de choisir, de faire des contrôles et des vérifications. Pour vous aider dans le choix de la salle, nous vous recommandons le restaurant L’AUTHENTIC. Ce restaurant propose, à des tarifs intéressants, la location de salle avec les services d’un traiteur à Castries et alentour.