Tout savoir sur la préparation d’un séminaire
Le séminaire est un bon outil de management nécessaire à la bonne marche d’une entreprise ou d’une association. De nos jours, la mise en œuvre de ce genre d’événement (qui peut s’étaler sur plusieurs jours) est confiée à un prestataire externe. Tout est question de rigueur et d’appréhension du moindre détail.
Quelques étapes à suivre pour vous aider dans vos missions
1. Déterminer les objectifs et les besoins
Avant de mener des recherches sur la sélection des sites, assurez-vous de bien connaître les objectifs fondamentaux de l’événement : quels sont les profils des participants ? Qui sont les intervenants ? Qui sera l’animateur principal ? Quel est le sujet du séminaire ? Pourquoi les gens vont-ils y assister ? Quel sera l’ordre du jour ?
2. Noter les informations les plus importantes pour éviter tous malentendus : coordonnées de l’organisateur, configuration de la salle, date(s) possible(s) de l’événement, durée de l’événement (prendre en compte l’installation et le démontage du matériel), nombre de participants, besoins alimentaires et boissons, etc.
Une fois ces éléments pris en compte, il est temps de rechercher le lieu où va se tenir la réunion (hôtel, centre de conférence, espace de restauration privé, club privé, galerie d’art, etc.).
Si l’événement se déroule durant les heures de repas, vous devez trouver un service de restauration pouvant répondre aux besoins des participants. Il en est de même pour les chambres, si votre séminaire s’étale sur plusieurs jours.
3. Finaliser la logistique et rassembler tout le matériel nécessaire : vidéo projecteur, micros, tables, chaises, pupitres, caméras, écrans géants, etc.
4. Dans le cas d’un séminaire professionnel, proposer des activités pouvant renforcer les liens entre les salariés et leur permettant d’établir un dialogue avec la direction.
Gestion d’un séminaire
Durant la réunion, vous devez vous attendre à tout : certains participants arriveront toujours un peu plus tôt, d’autres seront toujours en retard. Vous aurez toujours des gens qui ont réservé une place et qui ne se présenteront pas le jour venu. Ne laissez pas cela vous déstabiliser ! Il y a de fortes chances qu’une ou deux personnes se présentent à la dernière minute. Cas fréquent dans les conférences de presse.
Les orateurs sélectionnés doivent avoir une maîtrise complète du thème proposé. Votre orateur principal devra être capable de fournir des informations sur divers sujets. Les intervenants secondaires, quant à eux, devront être des experts dans des domaines spécifiques. Et enfin, et non des moindres, choisissez bien un animateur qui saura mettre de la bonne ambiance et fédérer tout le monde.