QUELQUES ASTUCES POUR LA PRÉPARATION D’UN ÉVÉNEMENT EN PLEIN AIR
A la différence d’une réception en intérieur, la réalisation d’un événement en plein air requiert plus de responsabilités de la part des organisateurs. En effet, plusieurs paramètres doivent être étudiés au préalable : la météo, l’acoustique, l’électricité, le stockage et le conditionnement du repas, etc.
Vous envisagez de vous marier ou de célébrer un anniversaire à l’extérieur ? Ne vous inquiétez pas, et suivez nos conseils !
Les points suivants doivent être pris en compte avant de tenir une réception sur un site prévu (ou non) à cet effet :
1. Demander une autorisation d’occupation des lieux
Assurez-vous si la tenue d’une réception sur l’emplacement que vous avez choisi ne nécessite pas un permis spécifique. C’est la première chose à faire avant de faire la réservation.
D’ailleurs, si votre événement se tient dans un quartier avoisinant des hôpitaux ou des bases militaires, il est presque certain que des mesures plus restrictives vous seront imposées. Renseignez-vous auprès des propriétaires du site, ou allez directement auprès des autorités locales.
2. Choisir l’emplacement idéal
De préférence, choisissez un endroit situé pas loin de la route principale. Si vous optez pour un terrain isolé et difficile d’accès, pensez aux désagréments que cela pourrait causer à vos invités (surtout aux personnes âgées et celles à mobilité réduite), aux traiteurs, aux musiciens, etc.
3. Installer des éclairages
Le confort et la sécurité de vos convives doivent faire partie de vos priorités ! Ainsi, pour les événements en soirée, vous devez prévoir suffisamment de lumières pour éclairer les allées et les aires de stationnement.
4. S’adapter aux conditions météorologiques
Se marier sous les étoiles ou sous la neige est certes romantique, mais pour éviter les incidents divers, il est préférable de louer des chapiteaux. De plus, cela vous permettra d’être à l’abri des regards indiscrets. De nos jours, de nombreux prestataires proposent des chapiteaux pouvant répondre aux besoins de tout un chacun. Ils se déclinent en plusieurs versions : yourtes, tipis géants, pagodes, tonnelles, etc.
Pour la réussite de vos réceptions, nous vous conseillons de contacter l’entreprise CHAPITEAUX CUELLAR à Tournan-en-Brie (77). Dans le domaine de l’événementiel depuis plus de 50 ans, elle est spécialisée dans la location de sonorisation, de lumières d’ambiance et de tentes.
5. Bien gérer le côté logistique
Organisez à l’avance une réunion avec tous vos fournisseurs afin de pouvoir coordonner le déchargement des équipements, le stationnement des camions, les places de parking réservées aux invités et les autres besoins éventuels.
6. Quid des installations électriques ?
Faites un état des lieux et vérifiez s’il y a suffisamment de prises pour raccorder la sonorisation, l’éclairage, le chauffage, etc. Demandez également à vos prestataires d’apporter plus de rallonges, car vous ne serez jamais à l’abri des mauvaises surprises de dernière minute. N’oubliez jamais de louer un groupe d’électrogène en cas d’éventuelles coupures de courant.
7. Faire entretenir les sanitaires
La vérification de l’état des toilettes est très importante avant de signer le contrat de location des lieux. Veillez à ce que tout soit propre et en bon état lors du jour J. Assurez-vous de disposer de suffisamment d’équipements sanitaires, non seulement pour les invités, mais également pour le personnel.
8. Opter pour un traiteur digne de confiance
On peut juger la prestation du traiteur sur trois choses essentielles : la qualité du repas, les tarifs et le service. Son expérience est également un atout considérable. Autant choisir un prestataire avec 10 années de pratique, que d’engager un novice en la matière.
Nous espérons qu’après avoir lu cet article, vous saurez mener à bien l’organisation de vos réceptions. La balle est maintenant dans votre camp. Bon courage !