Organiser un salon d’entreprise en 6 étapes

Un salon professionnel fait partie des évènements qui promeuvent l’image des entreprises participantes. Il permet de rassembler plusieurs acteurs économiques œuvrant souvent dans le même secteur. Vu l’ampleur de cet évènement, celui-ci mérite une organisation sérieuse afin d’atteindre les résultats escomptés. Une bonne planification, un budget adéquat et des compétences seront nécessaires. Dans cet article, nous allons vous guider étape par étape afin de réussir l’organisation d’un salon d’entreprise.

1. Planifier l’évènement

Tout évènement réussi résulte d’un bon travail d’équipe. Ainsi, tous les départements dans l’entreprise sont concernés par l’organisation : la direction générale, la direction du projet, la logistique, la communication et évènementielle, la comptabilité, les ressources humaines, …

Avant de commencer l’organisation du salon, il faut établir au préalable un plan d’action. Celui-ci permet de prévoir et d’étudier les paramètres essentiels tels que :

  • les objectifs de l’évènement (vente de produits et services, recherche de partenaires commerciaux…) ;
  • le potentiel du salon ;
  • le budget nécessaire incluant les frais de communication, la location du lieu, du mobilier, des stands, la rémunération du personnel, les frais de nettoyage du lieu… ;
  • le cahier des charges ;
  • le plan marketing (publicité dans les médias, brochures, dépliants, banderoles, cartes de visite…) ;
  • la date et le lieu où va se tenir le salon ;
  • la logistique (hébergement et transport des participants, stands, sonorisation…) ;
  • le personnel (hôtesses, animateurs, différents techniciens…)…

2. Rechercher le lieu adapté

Choisir l’endroit est une étape importante dans l’organisation d’un salon d’entreprise. Il faut considérer les besoins de l’organisateur et ceux des participants. Optez pour un lieu susceptible d’attirer le maximum de participants et de visiteurs. Étudiez préalablement l’accessibilité de la localité que vous avez envisagée. Vous devez choisir un endroit pas trop éloigné. N’oubliez pas non plus de tenir compte des conditions météorologiques qui peuvent gâcher votre évènement.

En outre, vérifiez si l’emplacement est pratique : existence de plusieurs entrées, des parking, des accès VIP, des sorties de secours, etc. Privilégiez un vaste espace comme un parc d’exposition ou une salle de congrès pour un grand salon. Si vous comptez organiser un salon de petite envergure, une salle de conférence ou un espace culturel sera plus convenable.

3. Choisir la bonne date

Tout comme le choix du lieu, celui de la date n’est pas à négliger. La réussite de votre évènement dépend de la participation accrue des entreprises. Par conséquent, choisissez une date qui ne coïncide pas avec celle d’un autre évènement important pour les participants. Auquel cas, vous risquez de vous trouver avec un salon désert.

 

4. Solliciter les sponsors et les partenaires

Les sponsors et les partenaires jouent un rôle essentiel dans la promotion de votre salon. N’hésitez pas à faire appel à des entreprises renommées dans le secteur cible. Demandez par exemple, le sponsoring d’une grande société et sollicitez en même temps le partenariat avec d’autres entreprises. Partenariat signifie collaboration, ce qui veut dire que vous pouvez parfaitement conclure un contrat de type commercial avec vos partenaires d’évènement.
A titre d’exemple, votre partenaire vous fournit des conseils marketing oudes bases de données clients. En contrepartie, vous allez lui offrir quelques services gratuits ou une grande visibilité de produits lors du salon.

5. Assurer la sécurité

Votre sécurité ainsi que celle des participants et du public sont d’une grande importance. C’est pourquoi, vous devez mettre en place les mesures nécessaires pour ce faire :

– optez pour la vente de billets ou l’inscription en ligne. Il y a par exemple, la plateforme Weezevent sur laquelle le public peut effectuer l’achat des tickets d’entrée pour le salon ;

– préférez la dématérialisation des paiements, vous assurerez ainsi la netteté de toutes les transactions lors de l’évènement ;

– contrôlez toutes les entrées et les accès participants. Faites appel à une société de sécurité privée pour assurer cette tâche.

6. Prévoir la vente de nourriture et de boissons sur place

N’oubliez surtout pas de mettre en place des stands dédiés à la vente de snacks, de repas et de boissons. Les participants et les visiteurs auront besoin d’assouvir leur faim et de se désaltérer. Vous pouvez également prévoir des plats à emporter pour le personnel tenant les stands.
Par ailleurs, pensez aussi à aménager un espace de divertissement pour les enfants.