L’organisation d’un événement : les étapes clés
Organiser un événement est stressant et compliqué si vous n’avez pas un plan précis. Pour que cela soit une réussite, il existe certaines étapes à suivre. Pour les découvrir, lisez cet article.
– Choisir le lieu
Que vous souhaitez organiser un événement privé (mariage, baptême, anniversaire, etc.) ou professionnel (séminaire, soirée, etc.), la première chose à faire est de choisir le lieu.
Pour trouver le lieu adéquat, vous devez étudier le type d’événement. Posez-vous certaines questions : est-ce une soirée branchée, un cocktail dînatoire, un mariage, un anniversaire ? Ainsi, pour les événements formels comme les séminaires ou les mariages, vous pouvez choisir un grand espace. En revanche, pour les événements avec une ambiance décontractée, un restaurant ou un bar pourra faire l’affaire.
Lors du choix du lieu de l’événement, vous devez aussi prendre en compte le nombre d’invités. Ainsi, pour une réunion de plusieurs personnes, préférez un endroit spacieux. Par contre, optez pour un endroit moins spacieux pour un événement qui ne regroupe qu’une dizaine de personnes. De ce fait, vous ne dépenserez pas de l’argent inutilement.
Lorsque vous choisissez le lieu de l’événement, vous devez également considérer son emplacement. Est-ce qu’il est loin ou à proximité de la ville ? Combien de temps dure le trajet ? Ainsi, vous pouvez préparer un service de transport pour les invités qui en ont besoin.
Pendant le choix du lieu de l’événement, vous pouvez également vous inspirer des tendances. Aujourd’hui, les événements d’entreprise se passent dans des endroits insolites comme une ancienne usine ou une ancienne ferme. Les salles de fêtes en plein centre-ville ne sont plus en vogue. Pour les événements privés, certains se déroulent dans la nature : sur la plage, dans un parc… Dans tous les cas, tout dépend de vos désirs.
– Choisir la date
Une fois que vous avez choisi le lieu, vous devez ensuite définir la date de l’événement. Cela est utile pour pouvoir réserver l’endroit. Cela permet aussi de réaliser et de distribuer les invitations. Chaque invité pourra ainsi mieux s’organiser pour se libérer à votre fête.
Cependant, n’oubliez pas de mentionner dans l’invitation qu’il faut vous prévenir en cas d’empêchement de l’invité. Ainsi, vous pourrez mieux vous réorganiser.
– Définir le budget
Pendant l’organisation de l’événement, vous devez également définir votre budget en avance. Listez toutes les dépenses. En général, ce sont la location de salle, de matériel, de sonorisation, les décorations, etc. Établissez ensuite votre budget. Vous pourrez ainsi mieux anticiper les dépenses inattendues. Encore mieux, vous pouvez mettre une certaine marge sur les dépenses.
– Réunir tout le matériel nécessaire
Avant le jour J, vous devez réunir tout le matériel nécessaire. Pour ne rien oublier, vous pouvez faire une liste des choses que vous aurez besoin : chaises, tables, nappes de tables, sonorisations, chapiteaux, ballons, matériel de cuisson, lumières…
Vous pouvez les louer pour ne pas dépenser trop d’argent. Vous souhaitez faire une location de vaisselles à Seyssins ou alentour ? Faites appel à l’entreprise Service Location Vaisselle.
Cependant, lors de la location, veillez à bien faire l’inventaire des objets et de bien lire les conditions en cas de perte ou de destruction.
– Planifier les tâches
Pour la réussite de l’organisation de votre événement, vous devez planifier les tâches à réaliser. Faites une liste et mettez une date buttoir pour chaque tâche. Vous ne serez donc pas en retard dans l’organisation. Ainsi, vous serez serein et calme le jour J.
– Ajouter de l’ambiance
Pour qu’un événement soit réussi, il faut qu’il y ait de l’ambiance. Dans ce cas, vous pouvez planifier des activités, des jeux ou des animations pour le jour J. Il sera mieux que tout le monde peut y participer (les grands et les petits).