Guide pratique pour réaliser un événement clé en main

La première chose à faire avant d’organiser un événement est de définir les objectifs. Pour y arriver, il faut se poser les bonnes questions : que devraient ressentir les invités/spectateurs aussi bien à leur arrivée qu’à leur départ ? Est-ce qu’ils resteront groupés pendant toute la soirée ou seront-ils dispersés à un moment donné ? L’ambiance sera-t-elle décontractée ou romantique ?

Ensuite, le lieu devra être soigneusement choisi : restaurant, salle de mariage, musée, château, plage privée, etc. Plusieurs facteurs doivent également être pris en compte : par quels moyens de transport les invités arriveront-ils ? Comment gérer le stationnement des voitures ? Jusqu’où les clients seront-ils disposés à voyager, etc.?

Proposer des idées innovantes

Il n’est point besoin d’être un spécialiste de l’événementiel pour constater que l’ambiance varie en fonction du site et du décor choisi. De nombreux restaurants proposent des salles de réunion offrant une atmosphère plus formelle et professionnelle. Les yachts peuvent être un « facteur époustouflant », idéal pour les réceptions intimes et occasionnelles (anniversaires, fiançailles, déjeuners d’affaires…).

Savoir répondre aux attentes du client

La sonorisation et les éclairages sont également des éléments qui contribuent à la réussite d’une festivité. Si l’espace prévu pour accueillir l’événement n’en dispose pas, il faudra faire appel aux services d’une entreprise spécialisée dans ce domaine.

Voici quelques astuces utiles, si vous comptez louer des équipements audiovisuels :

  • Quelle que soit la nature de vos événements (réceptions, séminaires, jeux corporatifs, etc.), soyez pragmatiques ! Ne sous-estimez pas les autres clients qui ; comme vous, ont besoin d’un bon équipement. Faites vos réservations dès que possible ! Sachez que les organisateurs expérimentés prennent leurs précautions plusieurs mois à l’avance.

  • Soyez prudents, étudiez bien vos budgets ! De nombreux prestataires exigent un dépôt avant le jour de l’événement, ce qui souvent représente environ 50% des frais. Faites attention aux frais d’annulation, aux délais d’annulation, et vérifiez bien si le dépôt est remboursable.

  • Choisissez le bon matériel ! En effet, il n’y a rien de plus embarrassant ou d’énervant que les problèmes techniques lors d’un grand rassemblement de personnes. De nos jours, le matériel de sonorisation est assez vaste et complexe. Outre les microphones et les enceintes, il comprend également des outils plus performants et modernes comme les mélangeurs, les projecteurs, les lampes, les platines, microphones, kits de karaoké, supports, amplificateurs de puissance, récepteurs de micro, équipements de DJ, etc. Des scènes mobiles sont même disponibles pour vous faciliter la vie.

Pour impressionner l’assistance, faites bon usage des techniques de sons et de lumières. N’hésitez pas à engager des techniciens expérimentés pour garantir la réussite de vos projets.

AUDIO TSL est le partenaire idéal pour l’organisation d’événements sur mesure: festivals, foires, fêtes familiales, congrès… L’entreprise est basée à Mont-Laurier (Canada). Outre la planification de vos réceptions et festivités, elle s’investit aussi dans la vente et la location d’équipements de scène : écrans géants, micros, haut-parleurs, rideaux, etc. Un service de livraison, de montage et d’assistance technique est inclus dans chacune de ses prestations. Ses tarifs sont parmi les plus attractifs du moment.