Comment réussir l’organisation d’une fête ?
Vous désirez célébrer un événement marquant de votre vie d’une manière exceptionnelle ? Qu’il s’agisse d’un mariage, fiançailles, anniversaire, baptême de votre enfant, communion, départ de retraite ou d’un tout autre événement, misez sur une bonne organisation pour faire de votre fête un succès. La coordination du projet demande un minimum d’expérience et de savoir-faire en planification. S’il s’agit de votre première expérience, n’abandonnez pas le projet avant de suivre ces conseils.
Bien planifier les tâches
Si vous envisagez de préparer la fête vous-même, il faut vous organiser le mieux possible pour ne pas vous égarer dans les nombreuses tâches à effectuer. Pour commencer, dressez la liste de toutes les choses à faire et mettez quatre colonnes à côté : les tâches, le responsable, l’échéance et le coût. Faites un tableau assez flexible pour que vous puissiez le mettre à jour quand il le faut. N’oubliez pas de finir la liste des invités qui est très importante pour connaître le nombre de convives, avant de commander le menu ou de louer les tables. Les éléments qui doivent figurer dans le « to do list » sont :
– la réalisation et la distribution de la carte d’invitation
– la location de salle
– la location du mobilier et des couverts
– la réservation du traiteur
– tout ce qui concerne le menu, les boissons et leur conditionnement
– la sonorisation, les éclairages spéciaux et la décoration à thème
– divers jeux et animations à faire
Pour faciliter l’organisation, déléguez les tâches intelligemment. Faites-vous aider par votre famille ou vos amis.
Comment choisir la salle adaptée à votre événement?
La réussite de la fête repose surtout sur la salle. En effet, la capacité de la salle et sa décoration sont les premières choses que vos invités remarqueront. Il est donc essentiel de trouver la meilleure salle adaptée à votre fête et pouvant contenir confortablement tous vos invités, sans les tasser comme dans une boîte de sardines.
Quand la location d’une salle devient un véritable casse-tête, cela vous pousse à choisir celle que vous trouvez en premier, alors que pour rendre un événement mémorable, la salle doit remplir certains critères : capacité, confort, sécurité, hygiène, accessibilité, esspace, environnement calme, paysage magnifique, etc. Il faut privilégier les salles qui correspondent parfaitement au type d’événement à organiser et pouvant recevoir vos invités quel que soit leur nombre.
Opérez ensuite vos recherches en fonction de vos priorités, comme un établissement qui se trouve à proximité de la ville ou de votre logement. Puis, faites la comparaison entre les services et les prix. Enfin, vous ferez le tri en fonction de votre budget et de la disponibilité de la salle.
Confiez l’organisation à un professionnel
Un événement est jugé « bien organisé » lorsque tout se passe comme prévu et que les invités sont satisfaits. Si vous n’avez pas le temps et la capacité d’organiser la fête vous-même, n’hésitez pas à la confier à un organisateur d’événement tel qu’INN EVENTS à Saint-Ouen-l’Aumône (95).
En effet, il est bel et bien possible d’engager un seul prestataire pour prendre en charge l’intégralité de l’organisation. Vous n’avez qu’à lui faire part de vos besoins et envies pour que la fête soit unique et inoubliable. Le prestataire mettra tout en œuvre pour créer un événement personnalisé et assurera son bon déroulement le jour prévu.
L’avantage de faire appel à un professionnel pour l’organisation, c’est de pouvoir bénéficier d’un service de qualité. Vous pourrez aussi profiter d’une prestation complète à un prix adapté à votre budget. De plus, vous bénéficierez de ses conseils avisés sur le choix du lieu et du menu selon le thème choisi. Vous aurez également plusieurs solutions concernant les décorations et les luminaires pour donner une belle ambiance et pour impressionner vos convives.