Comment réussir l’organisation d’un événement professionnel ?
Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une conférence, ou encore d’une animation d’entreprise, ces événements ont de grande importance pour l’entreprise. C’est un moyen de développer une relation personnelle entre les salariés et de créer une certaine cohésion. En effet, quel que soit l’objectif de l’événement, les employés seront tous inviter à participer à l’organisation. Par ailleurs, pour l’entreprise, cela constitue un instrument de plus pour promouvoir son image. C’est en quelque sorte une stratégie de communication qui permet de cibler un public plus élargi et de séduire de nouveaux partenaires et collaborateurs. D’où l’importance de faire en sorte que l’événement soit organisé selon les normes. Alors, comment réussir l’organisation d’un événement professionnel ?
Quel est l’objectif de l’événement ?
Il est indispensable de définir l’objectif de l’événement à organiser avant de se lancer. Il peut s’agir de la promotion d’un nouveau produit, de la célébration d’un nouveau partenariat, de l’ouverture d’un nouveau local, etc. En revanche, le but de l’événement peut aussi être pour réunir les différents acteurs de l’entreprise (employés, partenaires, collaborateurs, etc.). Il faut également penser aux intervenants à inviter lors de l’événement.
Quelle date et quel lieu choisir pour l’événement ?
Une fois que vous avez défini la nature de l’événement et les intervenants à convier, la prochaine étape est de fixer la date et le lieu. Il est indispensable de choisir une date qui puisse convenir au plus grand nombre des intervenants. En effet, il n’y a rien de plus désagréable que d’organiser un événement auquel personne ne peut assister. Certes il est impossible de trouver une date qui puisse convenir à tout le monde. Toutefois, il est plus judicieux d’éviter les périodes de vacances. Oubliez également la veille des fêtes (réveillon de noël, etc.) ainsi que les samedis et les mercredis. L’idéal est de choisir des jours ouvrables. Cependant, vérifiez qu’aucun événement en particulier ne sera organisé au même moment, pour éviter des chaises vides. Logiquement, le choix du lieu dans lequel va se dérouler l’événement dépendra en grande partie du budget à allouer à sa location. Néanmoins, il est préférable de choisir un endroit adapté au contexte de votre projet et au type d’événement organisé. Le nombre d’invités à convier est également un critère important à prendre en compte. En effet, plus celui-ci est important, plus vous aurez du mal à trouver un endroit approprié. D’autant plus que si vous envisagez de réunir un nombre de personnes assez important, il faut prévoir certaines normes de sécurité et penser aux contraintes liées à la logistique. Quoi qu’il en soit, il est impératif de veiller à l’accessibilité du lieu.
Quel repas pour votre événement ?
Chaque personne a ses préférences et ses particularités en matière de gastronomie. Le choix du repas à servir est de ce fait, une étape qu’il ne faut pas prendre à la légère. De plus, vous devez y accorder une attention particulière si vous envisagez d’inviter des personnes indispensables à votre entreprise (partenaire, collaborateur, etc.). Pour cela, vous devez vous référer au profil de vos convives. Quoi qu’il en soit, il est préférable de choisir un repas qui fera l’unanimité de tous les participants. Il faudra par la suite décider si le repas sera servi en formule debout ou assise. Cela dépend en grande partie du nombre de participants présents et de leur profil. Si le nombre d’invités est moins important (pas plus de 50 personnes), il est conseillé de choisir la formule traiteur debout. Celle-ci favorise l’échange et la communication entre les participants. Par contre, les formules assises sont recommandées pour les réunions plus prestigieuses et plus formelles.
Faut-il faire appel à un professionnel pour l’organisation d’un événement professionnel ?
Quelle que soit la nature de l’événement professionnel à organiser, cela impactera inévitablement l’image de l’entreprise. Cela permettra de valoriser votre société et de faire connaître votre activité à un public plus élargi. C’est également un moyen de communiquer avec tous les acteurs de l’entreprise. Et bien que faire participer tous les employés dans la préparation et l’organisation de l’événement soit indispensable pour développer l’esprit d’équipe, il est plus judicieux de faire appel à un professionnel qualifié comme PR2i. C’est une entreprise spécialisée dans l’organisation de tout événement d’entreprise à Tours.