Comment réussir l’organisation d’un événement professionnel?
La planification d’un événement professionnel peut s’avérer une tâche ardue, en commençant par le choix du lieu parfait jusqu’à l’organisation de la logistique. Il ne faut pas aussi oublier la question de la nourriture. Justement à ce sujet, comment connaître la bonne quantité de repas et de boissons pour l’événement, car il en va de la satisfaction des invités ? Avec la bonne approche, vous arriverez sans difficulté à tout préparer à temps. Focus sur la meilleure façon de planifier un événement professionnel.
Comment déterminer la quantité de nourriture et de boisson nécessaire ?
Si vous n’avez pas le temps de tout faire, déléguez la tâche à une entreprise de boissons, telle que Daubasse Boissons, situé à Layrac, près d’Agen. Ce distributeur propose différents types de prestation : location de tireuses à bière, de stands buvette, de barnums extérieurs.
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour promouvoir un événement professionnel :
1- L’objectif de l’événement
Une fête de grande envergure doit se planifier à l’avance. Vous devez effectuer beaucoup de recherches, et décider de tout ce qu’il y aura à faire :
Quel est le thème de la fête ?
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une nouvelle promotion ;
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une fusion ;
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une diversification de la marque ;
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une célébration de nouvel an.
Quel type d’événement souhaitez-vous mettre en place ?
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un cocktail ;
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une soirée dînatoire ;
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une petite fête en petit comité ;
Qui sont les invités ?
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les clients de l’entreprise ;
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les employés de la boîte ;
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les associés ;
Quel est l’objectif de la société ?
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une fidélisation de la clientèle ;
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un lancement de nouveau produit ou service ;
- un recueil de fonds ;
- une œuvre caritative ;
- un renforcement de cohésion d’équipe ;
- une améliorer la productivité ;
- une possibilité d’attirer de nouveaux partenaires d’affaires ;
- un remerciement pour la loyauté des employés.
À quel moment et où aura lieu l’événement ?
- dans un restaurant ;
- dans la salle de réunion ;
- dans un espace privé ;
- en plein air.
2- Le nombre d’invités
Comptez le nombre d’invités qui seront conviés à votre fête, et calculez en conséquence la quantité de boissons à commander pour l’occasion.
3- La durée de la cérémonie
Prévoyez toujours une quantité de nourriture et de boissons en plus, afin d’éviter une pénurie.
4- La recherche de prestataire
Pour que votre fête soit au top, vous devez travailler avec différents types de prestataires, de préférence une pointure dans leurs domaines respectifs. Pour y arriver, commencez par lister toutes les personnes dont vous avez besoin :
- traiteur ;
- serveurs ;
- photographe ;
- hôtesses d’accueil ;
- agent de sécurité ;
- DJ ;
- décorateurs, etc.
5- Le type de nourriture et de boissons
Pour ce genre d’événement, servez des aliments faciles à digérer. Certains aliments sont plus légers et plus faciles à consommer que d’autres. Par exemple, une collation légère composée de fruits et de légumes contient moins de calories qu’un repas copieux composé d’assortiment de viande.
Le type d’aliments et de boissons détermine également la quantité de personnel de service nécessaire pour la fête. Contactez un service de restauration pour vous aider pour cette tâche.
6- La promotion de la fête
Il ne faut pas oublier de préparer en amont la publicité de votre fête. Cela aura un impact sur le déroulement de votre soirée. Vous devez choisir le moyen de communication approprié, en fonction de l’envergure de vos objectifs.
Par exemple :
- une publicité conventionnelle ;
- une invitation sur les réseaux sociaux, par courrier ;
- une carte d’invitation remise en main propre ;
- des flyers.