Comment organiser une soirée étudiante ?
Une soirée étudiante est toujours un événement majeur pour l’université et ses étudiants. En effet, ils ont besoin de déstresser, de profiter de ce moment où les disciplines ne sont pas imposées à eux, où toute folie est permise, etc. En fait, leur vie n’est pas, non seulement, faite de leçons, de révisions et d’examens, mais également de la diversion. Pour réussir cette fête, une préparation minutieuse est indispensable.
Ce qu’il faut faire avant la soirée
1. Formez une équipe
Vous devez constituer une équipe pour faire face aux nombreuses tâches à effectuer durant cet événement. Pour ce faire, la motivation de chaque participant est vraiment indispensable. Le but est que chacun soit mobilisable et mobilisé afin d’empêcher les mauvaises surprises.
Cette équipe doit veiller à ce que la logistique de la soirée soit bien organisée. De ce fait, chacun se charge de l’exécution de sa fonction. Il y a, d’une part, ceux qui se chargent de l’approvisionnement du bar, de la recherche de la salle, et d’autre part, ceux qui assurent l’organisation de la sécurité, etc. Ces différentes tâches nécessitent chacune un investissement important, ainsi chaque poste demande deux ou trois personnes pour travailler ensemble.
Afin de réussir cette organisation, une soirée étudiante doit être préparée un mois d’avance. Elle ne doit pas empiéter sur les week-ends, les vacances ou les soirées concurrentes.
2. Trouvez le lieu idéal
Le lieu devra correspondre au thème choisi et au nombre de participants. Il devra également être accessible pour tout le monde en bus ou à pieds. Évitez donc tout endroit dont l’accès se fait uniquement en voiture.
Pour cela, renseignez-vous auprès du responsable de la salle sur la disponibilité de celle-ci ainsi que les différents services proposés et leurs les tarifs comme le bar, les boissons, l’assurance, les Djs, le vestiaire, la sécurité, le nettoyage, etc. Faites aussi des comparaisons afin de trouver l’endroit idéal pour passer cette soirée. Choisissez un lieu ayant l’habitude de recevoir des soirées étudiantes pour empêcher certains tracas comme les nuisances sonores. Vous pouvez, par exemple, choisir le TROLLEYBUS situé sur le Vieux-Port à Marseille. C’est un endroit nocturne atypique qui existe depuis 30 ans. Vous pouvez passer des moments inoubliables avec vos camarades grâce à la qualité de ses services et les différentes activités qu’il propose.
3. Communiquez sur l’événement
Le moment est presque venu, consacrez donc un budget pour faire la publicité de votre soirée. Celle-ci doit être proportionnelle à l’importance que vous espérez donner à cette fête.
Pour ce faire, les méthodes traditionnelles peuvent être utilisées. De ce fait, mettez des affiches sur le campus et aux alentours. Distribuez des tracts quelques jours avant la soirée. Vous pouvez également intervenir dans les salles de cours les amphi.
La soirée
1. Les boissons
La vente de boissons exige le respect de certaines règles. De ce fait, les alcools de première catégorie sont les seuls qui peuvent être proposés au bar si vous ne possédez qu’une licence I, avec une licence III, par contre, vous avez l’autorisation de proposer du vin. La licence IV, quant à elle, est réservée à tous les professionnels nommés.
2. La musique
Le choix de la musique doit être en fonction du style de la soirée. Pour bien organiser cet événement, la meilleure solution est de passer un contrat afin de rémunérer le DJ pour cette occasion. Quoi qu’il en soit, les droits d’auteurs doivent être généralement acquittés. En effet, ceux-ci préservent les œuvres de la musique qui ne sont pas tombées dans la propriété publique. Pour cela, il faut s’adresser à la SACEM de votre région, et ce, 15 jours avant la manifestation au minimum.