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Comment choisir le lieu idéal pour un séminaire d’entreprise ?

Quand il s’agit d’organiser un séminaire d’entreprise, les vieilles mains peuvent vouloir essayer quelque chose de différent, tandis que les organisateurs moins expérimentés peuvent souhaiter y jouer en toute sécurité. Quelle que soit la description qui vous convient, le choix du lieu joue un rôle considérable, sinon essentiel, pour la réussite de votre événement. La question est, comment choisissez-vous l’endroit idéal pour organiser votre événement professionnel ? Et pour la réponse, plusieurs variables différentes doivent être prises en compte. De l’objectif du séminaire au type de participants, sans parler de la question sensible du budget, rien ne doit être laissé au hasard. Alors suivez nos conseils ci-dessous!

Quels types de lieux peuvent accueillir votre séminaire?

Il existe un large choix de lieux pour organiser votre séminaire d’entreprise. D’une petite salle de réunion pour 10 personnes dans un centre de conférence à une salle de réunion privée dans une maison de ville, ou même un auditorium pour 200 personnes, les salles de réunion sont de toutes formes et tailles.

Mais vous pouvez également organiser votre séminaire dans un lieu plus insolite, comme alternative aux salles de réunion traditionnelles. Vous pouvez même essayer un séminaire à la campagne – en utilisant l’espace naturel pour organiser des activités de plein air. Tout dépend du but de votre événement.

Quels que soient vos objectifs, n’utilisez pas seulement des brochures ou des photos sur Internet pour faire votre choix; visitez les lieux en personne pour vous assurer qu’ils correspondent à ce que vous recherchez et pour éviter toute mauvaise surprise.

Commencez par définir l’objectif de votre séminaire d’entreprise

La première question que vous devez vous poser est: quel type de séminaire organisez-vous? Un séminaire de motivation, un séminaire d’intégration, un séminaire de management ou un séminaire de lancement de produit? Il est important de répondre à cette question clé, car elle guidera votre choix de lieu. Par exemple, vous ne choisiriez probablement pas le même endroit pour organiser un événement de consolidation d’équipe et une session de formation.

Dans le premier cas, vous cherchez vraiment un endroit où vous pouvez organiser des activités sportives, créatives ou culturelles, afin de renforcer l’esprit d’équipe, la cohésion et la communication au sein de l’entreprise. Par exemple, une partie de golf dans un cadre attractif, pour initier vos collaborateurs à ce sport de précision, une promenade guidée ou en Segway dans le parc d’une maison de campagne, ou encore la cueillette de fruits et légumes dans une ferme, suivie d’un atelier culinaire.

Pour une session de formation, vous auriez besoin d’une salle de réunion entièrement équipée, avec Internet haut débit, vidéoprojecteur et écran de projection, paperboard et papeterie (papier, crayons ou stylos), comme chez Le Matissema.

Attention à ne pas organiser de séminaire dans un hôtel de luxe si votre entreprise connaît des difficultés financières, ce serait incongru.

Définir le nombre et le profil des participants

Après avoir clarifié l’objectif de votre séminaire d’entreprise, la tâche suivante consiste à déterminer le nombre de participants. Il y a aussi un autre critère à considérer ici: leur profil. Le séminaire sera-t-il destiné aux cadres, travailleurs, partenaires ou clients des entreprises? Est-ce un groupe homogène? Les sexes seront-ils également représentés? Quelle est la tranche d’âge des participants?

Le séminaire doit être organisé en tenant compte des participants, il est donc essentiel de répondre à leurs besoins et attentes respectifs en tenant compte de leurs centres d’intérêt. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’un groupe plus restreint ou d’une certaine population (par exemple, les hommes et les femmes de la même tranche d’âge).

Précisez vos besoins techniques

Certains équipements techniques sont nécessaires au bon déroulement d’un séminaire: du projecteur à l’écran de projection et à la bande passante, tout doit être mis en place dès le départ. Il est essentiel de prendre en compte ces facteurs lors du choix d’un lieu pour votre séminaire, surtout si vous envisagez d’aller dans un lieu insolite ou unique. Sinon, toute l’organisation du séminaire passe par la fenêtre.

Choisissez une salle de réunion bien équipée

Disposition en U, style salle de classe ou salle de réunion? C’est à vous de décider quelle configuration répond le mieux à vos besoins (cela dépend aussi de la taille de la salle et du nombre de participants). Dans tous les cas, faites attention aux tables mal assemblées, aux sièges inconfortables (car ils entraînent un manque de concentration certain), aux problèmes de ventilation, au manque d’espace pour se déplacer et vérifiez également que l’éclairage est adapté.