Comment calculer la capacité d’accueil d’une salle de réception ?

Vous êtes sur le point d’organiser un événement ? Vous vous demandez sans doute comment choisir la salle adaptée au nombre de vos invités ? Pour calculer précisément la capacité du lieu de l’événement, prenez en compte trois paramètres : le nombre d’invités, l’heure de la festivité et le type d’événement. Dans tous les cas, préparez tout à l’avance et choisissez minutieusement la salle, afin de surprendre les participants.

Des points importants à savoir

Si vous projetez d’organiser un événement d’entreprise, Noël ou réveillon du nouvel an par exemple, il faut réserver une salle à l’avance, au minimum 3 mois avant la festivité. Si vous ne réagissez pas au moment opportun, la probabilité de trouver un vaste espace disponible sera fine à l’approche de ces dates.

Parfois, vous devez annoncer l’événement pour le faire connaître auprès du grand public. Pour cela, il vous faudra également réserver le lieu le plutôt possible. Le bon emplacement serait le lieu se trouvant à proximité des domiciles de vos invités. Si vous pouvez l’assurer, c’est exactement l’emplacement idéal pour l’événement. Cependant, si la festivité se tiendra dans une autre région, il est judicieux de choisir une salle proche d’un aéroport, d’une gare ou d’un hôtel. Si vous avez les moyens, l’idéal est d’héberger les invités directement sur le site.

Les moyens conventionnels pour calculer la capacité d’accueil d’une salle

Il est possible de calculer la capacité d’accueil de la salle de votre événement au mètre carré. Le nombre de personnes participant à l’événement varie en fonction de la taille de la structure de votre entreprise. Si vous avez de nombreux collaborateurs, envisagez la location d’un lieu plus grand, et vice-versa. Toutefois, il est souvent difficile d’estimer le nombre de participants dans l’espace.

Et pourquoi ne pas prendre tout simplement en compte le nombre de visiteurs ? Notez le nombre de participants annoncés pour l’événement et choisissez la salle en conséquence. Il est bien plus que raisonnable de tenir compte du nombre de chaises pouvant être installées dans la salle. Puis, il vous reste à attribuer une chaise par personne. De cette façon, vous aurez la liste complète de vos invités à l’avance. Cela vous permettra de faire le bon choix de salle et d’anticiper les éventuelles absences. C’est simple, il n’est pas possible d’accueillir 400 personnes dans une salle de 250 places. Néanmoins, il n’est pas nécessaire d’utiliser cette technique si l’événement a un faible nombre de participants. Durant cette étape, il serait également plus judicieux de calculer la quantité minimale de nourritures et de boissons. Pour ce faire, prenez en considération le nombre d’invités, le type et la durée de l’événement.

La propreté des lieux est aussi un facteur important pour assurer la réussite d’un événement. Un environnement sain et bien entretenu pourra, non seulement, surprendre vos invités, mais vous permettra également de faire bonne impression. S’il s’agit d’un événement d’entreprise, faites de votre mieux, parce que c’est l’occasion de valoriser votre image de marque. Pour bénéficier d’un service de nettoyage professionnel, faites appel à l’entreprise NETESTE, située à Nice. Elle possède 20 années d’expérience dans le domaine. C’est une référence en matière de travaux de nettoyage dans la région.

Conclusion

Le choix de la salle est l’un des éléments capitaux à éclaircir lorsque vous décidez de planifier et d’organiser un événement. Et il en va de même pour la propreté de l’espace.

Pour que votre événement soit une véritable réussite, faites les calculs nécessaires et choisissez la salle idéale, tout en accordant une importance particulière à l’hygiène et à la propreté des lieux.