5 détails à ne pas oublier pour un événement en plein air réussi

Préparer un événement demande beaucoup de temps. Derrière chaque événement réussi (colloque, festival, conférence, foire ou encore un concours…) se trouvent des personnes avec d’excellents sens de l’organisation. Et pour les événements dits « outdoor », d’autres paramètres doivent être pris en compte. Bien sûr, cela va dépendre de la nature de l’événement en question. Afin de vous aider dans la préparation et d’organisation d’un événement en plein air, voici 5 points à ne pas oublier.

Détail n° 1 : La météo

Puisque vous organisez un événement en plein air, la météo est un détail à ne pas négliger. Elle peut tout compromettre car on n’y a aucun contrôle. Alors, avant de choisir une date pour votre événement, consultez les services de la météorologie locaux et informez-vous sur les prévisions météorologiques. Prévoyez quand même un plan B en installant des chapiteaux ou une zone couvert pour mettre vos convives à l’abri.

Détail n° 2 : Le matériel nécessaire

On entend par « matériel nécessaire » tout ce qui est en relation avec la logistique garantissant le bon déroulement d’un événement en plein air : chapiteaux, sonorisation, jeux de lumières, estrades, chaises, tables, barnums, tentes, assiettes, etc. Selon le nombre d’invités et la grandeur de votre événement, assurez-vous d’avoir le strict minium en terme de qualité et de quantité. Mais il est toujours préférable d’en avoir une bonne quantité.

Détail n° 3 :L’accessibilité et le déplacement durant l’événement

Dans un premier temps, il faut penser à l’accessibilité de l’endroit même où se déroule votre événement. Il est préférable de choisir un endroit facilement accessible aux voitures ou par les transports en commun. En faisant ainsi, vous rendez service à vos invités et à vous-même.

Ensuite, n’oubliez pas le déplacement lors de l’événement. Veillez à bien organiser les entrées et sorties ainsi que les aller-retour pour éviter les problèmes de circulation. Aussi, pensez à installer des rampes d’accès pour les personnes à mobilité réduite (PMR).

Détail n° 4 : La sécurité de vos invités

Vous êtes en grande partie responsable de la sécurité des personnes invitées à votre événement donc assurez-vous que le matériel utilisé soit de qualité pour éviter les petits accidents. Pensez aussi à monter une équipe de premier soin prêt à intervenir. Enfin, en prévention d’incident majeur, prévoyez au moins deux sorties d’urgences.

Détail n° 5 : Le confort de vos convives

Des convives satisfaits, des visiteurs ou des participants heureux sont les signes d’un événement réussi. L’idée est de rendre les hôtes à l’aise durant votre événement. La température par exemple, peut être un facteur d’inconfort, surtout pour les événements de nuit. Pour faire face aux intempéries et mettre vos convives dans le confort, pensez à installer un système de chauffage.

Selon l’événement que vous organisez, vous devez porter garant des besoins vos invités comme le ravitaillement en eaux. Pour un défilé de mode, par exemple, l’aménagement d’un vestiaire n’est pas à prendre à la légère. Pensez aux accessoires comme la garde-robe, les cintres, etc. Et pour tout événement outdoor, installer plusieurs cabines de toilettes est un atout pour le confort de vos convives.

Confiez votre événement à un professionnel

Il est vrai qu’organiser soi-même son événement paraît plus bénéfique. Donc, est-ce que confier votre événement à un professionnel est une mauvaise idée ? La réponse est non car déléguer cette tâche présente de nombreux avantages. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres activités. Leader dans la location de matériel événementiel et l’organisation d’événement à Isère, Valdaine Chapiteaux met à votre disposition une équipe professionnelle et du matériel de qualités pour assurer la réussite de votre événement en plein air.