4 points à considérer lors du choix de votre lieu de réception
Lors de l’organisation d’un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions. Le choix d’un lieu est la seule décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. La date de la réception, les options de restauration et les expériences agréables des participants… tout dépend en partie du lieu que vous sélectionnez. Voici quelques lignes directrices au moment de prendre votre décision, ce qu’il faut considérer, etc.
Quand commencer à chercher le lieu ?
Le plus tôt sera le mieux. Une fois que vous avez établit le budget, la taille estimée de l’événement et l’espace requis, vous pouvez procéder à la recherche de la salle de réception qui convient le mieux au type d’événement que vous souhaitez organiser.
Réservez votre salle de réception à Saint-Ouen-l’Aumône au moins 4 à 6 mois à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour planifier d’autres choses essentielles, telles que la restauration.
Ce qu’il faut considérer lors de la recherche d’un lieu
1. L’emplacement
Vous y avez probablement déjà pensé. Pour un événement local, vous cherchez peut-être un lieu à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants viennent de l’extérieur de la ville, un lieu près de l’aéroport ou de leurs hôtels sera avantageux. Dans tous les cas, n’oubliez pas de considérer l’option de circulation, de transport et de stationnement.
Si vous souhaitez réduire les risques de retard des participants lors d’un événement d’entreprise, fournissez-leur une application mobile d’événement, qui est essentiellement une norme de nos jours. Avec les cartes GPS, les itinéraires routiers et les informations de stationnement et de navette à portée de main, vos participants se sentiront soulagés. Si le lieu se trouve dans une grande enceinte, les cartes avec des épingles sont particulièrement utiles. Pour les événements avec des expositions, des affiches ou des sessions parallèles, des cartes intérieures interactives aideront les participants à trouver le lieu facilement.
2. Le parking
Le lieu dispose-t-il d’un parking ou d’un service de voiturier ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il des parkings à proximité auxquels les participants ou les invités peuvent accéder et utiliser ? S’il n’y en a pas, vous avez encore quelques alternatives :
– Vous pouvez réserver des parkings à proximité
– Donnez aux invités ou aux participants un moyen de partager un trajet ou un taxi entre eux. Ce serait également une bonne occasion pour eux d’interagir les uns avec les autres.
– Vous pouvez offrir un service de voiturier pour l’événement. Fournir un voiturier peut être essentiel si c’est un événement haut de gamme tel qu’un gala.
3. La capacité de la salle
Vous aurez besoin de connaître la capacité d’accueil de la salle pour plusieurs raisons. Premièrement, 500 personnes (si c’est la taille estimée de votre événement) ne peuvent pas circuler confortablement dans une salle d’une capacité de 250 personnes. Et deuxièmement, il y a des codes d’incendie et de sécurité à respecter sur le lieu.
4. Les autres services et les commodités
Le lieu dispose-t-il d’une cuisine et peut-il assurer la restauration ? Les salles qui ne disposent pas de cuisine peuvent avoir un partenariat avec des traiteurs que vous pouvez bien contacter. Vous pouvez aussi vérifier leur menu à l’avance. Dans tous les cas, optez pour un lieu qui sert une excellente cuisine ou qui vous permet de faire venir des traiteurs.
Y a-t-il des tables, des chaises et des nappes que vous pouvez utiliser ? Si la salle dispose de ces articles, vous pouvez économiser beaucoup d’argent et d’efforts en les utilisant, en supposant qu’ils correspondent à votre thème et à l’ambiance que vous comptez apporter à la fête.
Y a-t-il une équipe de nettoyage ? Si vous avez trouvé un lieu qui fournit une équipe de nettoyage, réjouissez-vous. Ce n’est pas souvent le cas. Si ces services ne sont pas disponibles, vous devrez constituer votre propre équipe ou trouver des bénévoles. Mais quoi qu’il en soit, si vous recherchez un lieu de prestige pouvant accueillir vos différentes événements (mariage, baptême, séminaire, anniversaire, etc.), rendez-vous chez INN EVENTS à Saint-Ouen-l’Aumône.